Najwyższy czas na wolne

30 września przypada termin na udzielenie urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego w poprzednich latach. Aby nie naruszyć przepisów, wystarczy, by pracownik rozpoczął wolne tego dnia.

Celem urlopu wypoczynkowego jest regeneracja sił pracownika i rekreacja, możliwość odpoczynku od pracy wykonywanej na ogół przez większość tygodnia. Prawo do urlopu gwarantuje nie tylko Kodeks pracy, ale też Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej. Art. 66 ust. 2 ustawy zasadniczej stanowi, iż pracownik ma prawo do określonych w ustawie dni wolnych od pracy i corocznych płatnych urlopów. Prawo do urlopu wypoczynkowego udzielanego co roku jest więc jednym z najważniejszych uprawnień każdego pracownika. Zgodnie z dyspozycją Konstytucji wymiar urlopu oraz zasady jego wykorzystywania zostały skonkretyzowane w Kodeksie pracy.

Kluczowe terminy

Zgodnie z art. 161 k.p. pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Przepis ten realizuje jedno ze znaczeń przymiotnika „coroczny”, wskazanego w Konstytucji i charakteryzującego urlop wypoczynkowy. Pracownik nie tylko nabywa nowy urlop na początku danego roku kalendarzowego, ale powinien mieć także możliwość jego wykorzystania w tym samym roku, w którym nabył do niego prawo.

Ta zasada nie jest jednak bezwzględna. Zgodnie z art. 168 k.p. urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 – a zatem urlopu ustalonego w planie urlopów lub zgodnie z wnioskami pracownika – należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Nie dotyczy to jedynie części urlopu stanowiącej tzw. urlop na żądanie.

1 stycznia roku następującego po roku nabycia prawa do urlopu jego niewykorzystana pula staje się urlopem zaległym. Może to dotyczyć także dodatkowych urlopów przysługujących szczególnym grupom pracowników, takich jak pracownicy z co najmniej umiarkowanym stopniem niepełnosprawności. Przejście urlopu na rok następny jest zatem wyjątkiem od reguły i powinno nastąpić jedynie w wyjątkowych sytuacjach wskazanych w Kodeksie pracy. Przykładem jest przesunięcie urlopu na wniosek pracownika lub z powodu zaistnienia szczególnych potrzeb pracodawcy, a także w razie braku możliwości rozpoczęcia urlopu z powodu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą. W praktyce niewykorzystanie urlopu zdarza się jednak wyjątkowo często, a w wielu przypadkach pracownicy co roku gromadzą urlop zaległy. Rzeczywistość rozmija się zatem z założeniami ustawodawcy, a wyjątek staje się regułą.

Bez dni wolnych na żądanie

Obowiązek udzielenia urlopu wypoczynkowego najpóźniej 30 września nie dotyczy urlopu na żądanie. Można to różnie rozumieć. Zgodnie z powszechną interpretacją, urlop zaległy po upływie roku kalendarzowego, w którym pracownik nabył do niego prawo, ulega przekształceniu w „zwykły” urlop wypoczynkowy, a zatem nie jest możliwe przejście jego całości lub części na następny rok[1]. Zapobiega to sytuacji, w której pracownik, gromadząc np. 8 dni urlopu na żądanie, mógłby spowodować swoją długą, nieprzewidzianą nieobecnością poważne zakłócenia toku pracy. Taka interpretacja przepisu wynika również z treści art. 167³ k.p., który wyraźnie stanowi, iż wymiar urlopu na żądanie nie może stanowić więcej niż 4 dni w roku kalendarzowym, niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w danym roku w kolejnych stosunkach pracy.

Możliwy przymus?

Artykuł 168 k.p. wskazuje termin udzielenia urlopu zaległego najpóźniej 30 września następnego roku kalendarzowego od 1 stycznia 2012 r. Wcześniej przewidywał, że należy go udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. Obecnie pracownicy mają więc możliwość wykorzystania zaległości w terminie wakacji letnich. Taki stan rzeczy bywa też korzystny dla pracodawców, gdyż w wielu branżach latem dochodzi do przestojów lub spadku obrotów. Ponadto więcej czasu na udzielenie zaległego urlopu pozwala z wyprzedzeniem zorganizować ewentualne zastępstwo za pracownika.

Dyspozycja art. 168 k.p. wskazuje, iż udzielenie urlopu zaległego w terminie do 30 września następnego roku jest obowiązkiem pracodawcy. Choć brzmienie tego przepisu może wskazywać, że zaległy urlop powinien być wykorzystany przez pracownika w całości do 30 września, według najpopularniejszej interpretacji wystarczy, żeby w tej dacie przypadał pierwszy dzień urlopu.

Ustawodawca nie wskazał jednak wprost – odmiennie niż w przypadku art. 167¹ k.p. – że pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu w terminie do 30 września. W związku z brakiem jasnej regulacji pojawiły się wątpliwości dotyczące uprawnień pracodawcy związanych z wysyłaniem na zaległy urlop. Sąd Najwyższy wielokrotnie wypowiadał się w tym zakresie, jeszcze na gruncie brzmienia przepisu przed nowelizacją. Choć orzecznictwo nie jest w tym zakresie całkowicie spójne, Sąd Najwyższy skłania się ku przyznaniu pracodawcy prawa do przymusowego wysłania pracownika na zaległy urlop. Wskazano między innymi, iż nie ma wystarczających podstaw, aby – ponad bezpośrednią treść uregulowania normatywnego zawartego w art. 168 k.p. – domniemywać rzekomo wymaganej zgody pracownika na udzielenie mu zaległego urlopu[2]. W wyroku z 24 stycznia 2006 r. (sygn. I PK 124/05, OSNP 2006/23-24/354) Sąd Najwyższy podkreślił, że art. 168 k.p. dopełnia regulację kodeksową co do czasu, w jakim urlopy powinny być udzielane, nie uzależniając swego postanowienia, że ma to nastąpić „najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego” żadnymi warunkami i nie przewidując żadnych wyjątków.

Biorąc pod uwagę powyższe stwierdzenia, Sąd Najwyższy przyjmuje, iż pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu zaległego do 30 września następnego roku kalendarzowego. Najbardziej zdecydowane stanowisko Sąd Najwyższy zajął w wyroku z 2 września 2003 r. (sygn. Akt I PK 403/02, OSNP 2004/18/310), w którym wskazał, iż art. 168 k.p. stanowi, że urlopu niewykorzystanego zgodnie z planem urlopów należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. Podkreślił, iż w takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi go udzielić w terminie określonym w powołanym przepisie. Zgodnie z tym stanowiskiem pracodawca ma nie tylko prawo zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu zaległego, ale może też jednostronnie wyznaczyć konkretny termin jego wykorzystania.

W innym wyroku Sąd Najwyższy zaznaczył, iż naruszenie obowiązków przez pracodawcę w postaci nieudzielenia urlopu zaległego w zależności od okoliczności może np. uzasadniać rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracownika czy zostać zakwalifikowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika. W świetle tak daleko posuniętej odpowiedzialności pracodawcy przyjęcie przeciwnego stanowiska doprowadziłoby do sytuacji, w której pracodawca ponosiłby odpowiedzialność za celowe gromadzenie urlopu przez pracownika. Sąd Najwyższy uznał także, iż pracownik nie może samodzielnie udzielić sobie zaległego urlopu wypoczynkowego, gdy pracodawca nie wywiązuje się z obowiązku jego udzielenia. W dalszym ciągu powinien uzyskać zgodę na jego wykorzystanie w preferowanym przez siebie terminie[3].

Odmienne stanowisko, wskazujące na mniejsze uprawnienia pracodawców, zajął Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy w piśmie GNP-110-4560-46 /07/PE. W związku z brakiem odmiennej, jednoznacznej regulacji w opinii Departamentu Prawnego pracodawca nie posiada aż tak daleko posuniętego prawa do dysponowania zaległym urlopem pracownika. Może jedynie zobowiązać pracowników do wskazania terminów, w których chcą wykorzystać zaległe urlopy do 30 września następnego roku kalendarzowego, a w przypadku ich niewykorzystania nałożyć na pracowników kary porządkowe. Według Departamentu Prawnego zasadne jest też, aby pracodawca określił konkretną procedurę wykorzystywania i kierowania pracowników na urlopy zaległe w regulaminie pracy.

Za przyjęciem takiej interpretacji przepisów może świadczyć fakt, iż ustawodawca w treści art. 167¹ k.p. wprost przyznał pracodawcy prawo do zobowiązania pracownika do wykorzystania urlopu w okresie wypowiedzenia, natomiast literalne brzmienie art. 168 k.p. takiego uprawnienia nie przewiduje.

W tym kontekście znaczenie ma także brzmienie art. 15gc tzw. ustawy covidowej[4], który wprost przewiduje, iż w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać. W opinii przedstawicieli piśmiennictwa przepis ten ma na celu jednoznaczne potwierdzenie możliwości nakazania wykorzystania przez pracowników zaległego urlopu w okresie pandemii[5].

Przedawnienie urlopu

Z udzieleniem zaległego urlopu wypoczynkowego ściśle powiązane jest wyliczanie terminu przedawnienia roszczenia o ten urlop. Zgodnie z art. 291 § 1 k.p. roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. W przypadku urlopów wypoczynkowych, na podstawie art. 293¹ k.p., bieg ten nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas korzystania z urlopu wychowawczego. W przypadku urlopu wypoczynkowego okres przedawnienia liczony jest w związku z tym od 30 września roku kalendarzowego następującego po jego nabyciu. Jest to ostateczny termin jego udzielenia przez pracodawcę.

Stanowisko to potwierdził Sąd Najwyższy. Stwierdził wprost, iż przepisy art. 161 i 168 k.p. nakazują przyjąć, że rozpoczęcie biegu trzyletniego terminu przedawnienia roszczenia o udzielenie urlopu wypoczynkowego następuje z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje, bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy[6]. Orzeczenie to zostało wydane w poprzednim stanie prawnym, ale zachowuje aktualność przy uwzględnieniu zmiany terminu wykorzystania zaległego urlopu.

W praktyce wielokrotne kumulowanie urlopu, mimo obowiązku jego udzielenia, nie należy do rzadkości. Bywa to problemem m.in. w samorządach lub na stanowiskach kierowniczych, gdzie występują trudności z zobowiązaniem do wykorzystania urlopu osoby wysoko postawionej w hierarchii służbowej.

Pytania i skargi

Pracownicy i pracodawcy często mają wątpliwości co do kwestii przymusowego wysyłania pracownika na urlop wypoczynkowy, głównie w zakresie wyznaczania pracownikowi konkretnego terminu jego wykorzystania. Stosunkowo powszechnie padają też pytania o przedawnienie urlopu, zwłaszcza w kontekście uprawnień pracowniczych związanych z rodzicielstwem. Problematyczne bywa między innymi ustalenie, czy w przypadku wielokrotnego wykorzystywania przez rodziców urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych na kilkoro dzieci zaległy urlop się przedawnił.

Wpływające do Inspekcji Pracy skargi najczęściej dotyczą sporów między pracownikiem a pracodawcą w zakresie wymiaru zaległego urlopu, zwłaszcza gdy dochodzi do rozwiązania umowy o pracę i konieczne staje się wypłacenie ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystane dni urlopu. Bywa, że osoby pracujące w mniejszych zakładach pracy zgłaszają przypadki fałszowania ewidencji czasu pracy, co rodzi duże problemy przy ustalaniu stanu faktycznego. Problem powstaje też u pracodawców, którzy nie wymagają zgłaszania wniosków urlopowych w formie pisemnej.

Michał Sowa,
młodszy specjalista, OIP Opole