Podnoszenie kwalifikacji zawodowych co do zasady nie może się odbywać na siłę, a zapisy w umowie szkoleniowej nie mogą być mniej korzystne dla pracownika od kodeksowych. Są jednak szkolenia, w których zatrudniony nie może odmówić udziału.
Pracodawca, który chce pomóc pracownikom w podnoszeniu kwalifikacji zawodowych czy ich do tego zmotywować, powinien przestrzegać przepisów Kodeksu pracy dotyczących dokształcania zatrudnionych (art. 103¹– 103⁶). Przede wszystkim pracownik musi wyrażać chęć podnoszenia kwalifikacji zawodowych. O ile bowiem pracodawca może mu pomóc, finansując naukę, o tyle nie może do niej zmuszać, jeśli podwładny nie chce się doszkalać.
Kodeks pracy a szkolenia
Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych Kodeks pracy rozumie zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą (art. 103¹§ 1 k.p.). Dokształcanie zatrudnionych w rozumieniu tego uregulowania może się odbywać w licznych formach, niewymienianych nawet przykładowo.
Do trwających dłuższy okres można zakwalifikować naukę i studia w różnego typu szkołach i na uczelniach, prywatnych i publicznych. Dotyczy to także szczególnie popularnej formy dokształcania na studiach podyplomowych. Jednak najczęściej pracownicy podnoszą kwalifikacje, uczestnicząc w trwających krócej szkoleniach lub kursach zawodowych.
Kodeks pracy szkolącym się pracownikom przyznaje dwa uprawnienia – urlop szkoleniowy oraz płatne zwolnienia od pracy. Nabycie tych przywilejów następuje automatycznie po skierowaniu pracownika do odbycia nauki bądź wyrażeniu zgody przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Pracownik zyskuje te uprawnienia także wtedy, gdy firma nie zamierzała udzielać mu jakiejkolwiek dodatkowej pomocy o charakterze finansowym czy rzeczowym i tylko wyraziła zgodę na doskonalenie zawodowe w zaproponowanej przez niego formie.
Za czas urlopu szkoleniowego oraz zwolnień z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.
Przykład: Pracownik spółki poprosił jej prezesa o zgodę na podjęcie i sfinansowanie studiów podyplomowych. Prezes zgodził się na odbycie studiów, ale odmówił ich sfinansowania. Okazało się, że część zajęć odbywa się w piątki w godzinach pracy. Pracodawca twierdzi, że pracownik powinien na dni zajęć skorzystać z urlopu wypoczynkowego. Nie ma racji. Zgodnie z art. 103¹ § 2 pkt 2 k.p. pracownikowi przysługuje zwolnienie z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania. Zgodnie zaś z § 3 tego artykułu za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Zgoda na odbycie studiów przesądziła o obowiązku udzielania zwolnień.
Wolne w naturze
W praktyce obowiązki pracodawcy najczęściej ograniczają się do konieczności zwalniania pracownika na zajęcia. Znacznie rzadziej pojawia się konieczność udzielania urlopów szkoleniowych.
Urlopy szkoleniowe, które przyznaje Kodeks pracy, dotyczą przy tym tylko wcześniejszych form edukacji – szkół czy studiów magisterskich.
Wymiar urlopu szkoleniowego
|
OKOLICZNOŚĆ UPRAWNIAJĄCA DO URLOPU |
WYMIAR URLOPU |
|
dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych, egzaminu maturalnego, egzaminu zawodowego oraz egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe |
6 dni |
|
na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego w ostatnim roku studiów |
21 dni
|
Urlopu szkoleniowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Prawa do obligatoryjnego urlopu szkoleniowego nie daje pracownikowi odbywanie żadnego szkolenia czy kursu zawodowego.
Przykład: Pracodawca wyraził zgodę na odbycie przez pracownika studiów podyplomowych. Pracownik twierdzi, że w drodze analogii do zdawania egzaminu zawodowego lub przygotowywania pracy dyplomowej powinien dostać 21 dni urlopu szkoleniowego, a minimum to 6 dni. Pracodawca powinien odmówić udzielenia urlopu. Obowiązujące przepisy nie przewidują prawa do urlopu szkoleniowego z tytułu odbywania studiów podyplomowych.
Niedopuszczalne jest wykorzystywanie urlopu lub zwolnień w innym celu niż nauka. Jednak zastosowanie jakichkolwiek sankcji wymagałoby wiedzy pracodawcy o niewłaściwym zachowaniu podwładnego.
Urlop szkoleniowy ani zwolnienia od pracy nie są urlopem wypoczynkowym. Niezasadne jest zatem żądanie przez pracownika wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, jeśli nie wykorzysta swoich uprawnień. Prawo do urlopu szkoleniowego nie przechodzi także (na zasadzie analogii do urlopu wypoczynkowego) na kolejny rok.
Przykład: Pracownik za zgodą pracodawcy odbył studia magisterskie, które ukończył w maju 2025 r. Nie skorzystał z urlopu szkoleniowego, mając w planach długie wakacje w Azji. Pół roku po ukończeniu studiów zażądał, aby pracodawca udzielił mu na zasadzie ciągłości po trzech tygodniach urlopu wypoczynkowego jeszcze 21 dni urlopu szkoleniowego. Firma ma prawo odmówić, ponieważ celem korzystania z urlopów szkoleniowych i zwolnień od pracy jest dokształcanie zawodowe. W przypadku nieskorzystania z tych uprawnień w celu, dla którego zostały ustanowione, podwładny nie ma prawa żądać od pracodawcy udzielenia urlopu lub zwolnienia w późniejszym terminie.
Za zgodą lub bez
Pracodawca może na zasadzie dobrowolności zgodzić się na udzielenie pracownikowi urlopu szkoleniowego na przygotowanie się do egzaminu kończącego kurs zawodowy, szkolenie, studia podyplomowe czy przygotowanie pracy dyplomowej, choć Kodeks pracy tego nie przewiduje. Natomiast pracownikom, którzy mają uprawnienia przyznane im przez Kodeks pracy, może udzielić wolnego na naukę w wyższym wymiarze. To, czy będzie to urlop płatny czy bezpłatny, zależy od woli stron. Przy czym pracownik może prosić o urlop bezpłatny nawet wtedy, gdy szkolenie odbywa się bez zgody pracodawcy; nie stanowiłoby to więc dla niego żadnego specjalnego benefitu.
Zgoda pracodawcy na odbycie kursu, szkolenia czy studiów podyplomowych uprawnia podnoszącego kwalifikacje zawodowe pracownika do zwalniania się z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania. Zwolnienia od pracy obejmują oczywiście także wszystkie pozostałe formy dokształcania, czyli studia magisterskie licencjackie czy naukę w szkole.
Co ważne, pracodawca może umożliwić pracownikowi odbycie studiów czy nauki również bez wyrażania zgody. Pracownikowi odbywającemu studia bez zgody pracodawcy mogą być przyznane zwolnienia z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia. Szczegółowy tryb udzielania tych zwolnień powinno określać porozumienie zawierane pomiędzy stronami. Oprócz niepłatnych zwolnień od pracy przedmiotem takiego porozumienia może być również urlop bezpłatny udzielany pracownikowi np. w celu przygotowania się do egzaminów.
Dalsza część artykułu dostępna jest w „Inspektorze Pracy” nr 9/2025. Dowiesz się z niej m.in.:
- Czy pracodawca może wycofać się ze zgody, jeśli okaże się, że godziny nauki kolidują z godzinami pracy?
- Kiedy warto podpisać umowę szkoleniową i jakie mogą być skutki złamania jej postanowień?
- Czy pracownik może się domagać finansowanie nauki lub innej formy doskonalenia zawodowego?
- Zwrotu jakich świadczeń może żądać pracodawca od osoby, która przerwała edukację?
- Czy pracodawca może wymagać, aby pracownik dokształcał się na własny koszt?
- Czy pracownik może odmówić podjęcia nauki i kiedy może się to obrócić przeciwko niemu?