Zakazane weksle, kary umowne, czy zrzeczenie urlopu - niedozwolone klauzule

Ilustracja do tekstu o niedozwolonych klauzulach w umowach o pracę

W odniesieniu do umów o pracę zasada swobody jest mocno ograniczona. Kodeks pracy zawiera liczne przepisy chroniące pracownika, które obowiązują niezależnie od woli stron. Do tej listy orzecznictwo dodało własne klauzule niedozwolone.

Pracodawcy próbują zabezpieczać się na okoliczność szkód, które pracownik może wyrządzić w trakcie wykonywania umowy, a także ewentualnych strat lub utraty zysków wynikających z odejścia pracownika po wypowiedzeniu umowy, rozwiązaniu jej bez zachowania okresu wypowiedzenia lub porzuceniu pracy. Zdarza się, że takie próby skutkują wprowadzeniem do umowy o pracę klauzul, które mogą być stosowane w umowach cywilnoprawnych, ale są zakazane w umowach o pracę.

Zakazane weksle

Proponowanie pracownikom podpisywania weksli, mających chronić interesy pracodawcy na wypadek wyrządzenia mu przez pracownika szkody, jest nielegalne. W wyroku z 26 stycznia 2011 r. (II PK 159/10, M.P.Pr. 2011/6/31) Sąd Najwyższy uznał, że brak wyraźnego wyłączenia dopuszczalności stosowania zabezpieczeń wekslowych w stosunkach pracy nie stanowi dorozumianej podstawy prawnej ani uzasadnienia dopuszczającego lub usprawiedliwiającego legalność stosowania przepisów Prawa wekslowego do zabezpieczenia, poza lub obok prawa pracy, roszczeń pracodawcy o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracownika w mieniu pracodawcy.

Sąd Najwyższy odwołał się też do wyroku z 19 marca 1998 r. (I PKN 560/97, OSNP 1999 nr 5, poz. 160) wykluczającego ważność ustanowienia odpowiedzialności odszkodowawczej pracownika na podstawie weksla gwarancyjnego z tytułu rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia. Uzasadniając swoje stanowisko, Sąd Najwyższy podkreślił, że ani przepisy, ani zasady prawa pracy nie przewidują stosowania przepisów Prawa wekslowego do stosunku pracy. W sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy dopuszcza się bowiem posiłkowe stosowanie wyłącznie przepisów Kodeksu cywilnego (art. 300 k.p.), które nie są sprzeczne z zasadami prawa pracy. Z powyższych względów Sąd Najwyższy wykluczył jednoznacznie dopuszczalność i legalność stosowania zabezpieczeń wekslowych w stosunkach pracy w zakresie odpowiedzialności materialnej pracowników, wskazując, że kwestie te są wystarczająco uregulowane przepisami Kodeksu pracy, które określają zasady ponoszenia odpowiedzialności materialnej przez pracowników.

Kary umowne

Drugą grupę klauzul bardzo często stosowanych w umowach cywilnoprawnych, a niedozwolonych w umowach o pracę, stanowią kary umowne. Wprowadzanie do umów o pracę kar pieniężnych za wypowiedzenie umowy lub za jakiegokolwiek innego typu przewinienia w trakcie realizowania umowy o pracę, jest niedozwolone.

Co ważne, kar umownych nie można stosować wtedy, gdyby miał je płacić pracownik. Sąd Najwyższy godzi się natomiast na wprowadzenie do umowy o pracę kar umownych zabezpieczających interesy pracowników, płaconych przez pracodawcę. W wyroku z 8 listopada 2012 r. (II PK 103/12, OSNP 2013/19-20/219) Sąd Najwyższy uznał, że zastrzeżenie na rzecz pracownika kary umownej, w razie rozwiązania umowy o pracę przez pracodawcę naruszającego jej warunki, nie jest sprzeczne z zasadami prawa pracy (art. 300 w związku z art. 18 § 1 i 2 k.p.).

Ograniczenie swobody pracy

Do umowy o pracę nie wolno także wprowadzać klauzul ograniczających swobodę pracy. Niedozwolone byłoby zatem postanowienie zakazujące wypowiedzenia umowy o pracę przez pracownika, ograniczające czasową możliwość rozstania się z pracodawcą czy wprowadzenie innych ograniczeń dla pracownika, które mają go zniechęcić do wypowiedzenia umowy.

Przykład: Niedozwoloną klauzulę stanowi zapis, że pracownik ma prawo złożyć wypowiedzenie umowy o pracę nie wcześniej niż po 3 miesiącach pracy, a wcześniej pod warunkiem, że znajdzie zastępcę.

Utrudnienie – ale nie wyłączenie – możliwości wypowiedzenia umowy jest legalne tylko wtedy, gdy pracodawca finansował koszty dokształcania się pracownika i strony zawarły umowę, w której pracownik zobowiązał się odpracować w zamian za te koszty wskazany okres. Pracodawca ma prawo żądać zwrotu kosztów szkolenia w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę przez pracownika w maksymalnym terminie 3 lat od ukończenia nauki. Niedozwolone, bo łamiące zasadę wolności pracy, byłoby jednak zakazanie pracownikowi wypowiadania umowy w takim okresie.

Dłuższe terminy

Wśród zakazanych zapisów odnoszących się do wypowiedzenia umowy należy wskazać dodatkowo takie, które prowadziłyby do wydłużenia ustawowych terminów wypowiedzenia umowy przez pracownika. Terminy te mają charakter gwarancyjny, chroniący trwałość zatrudnienia. Przyjmuje się więc, że zapisy, które je wydłużają, są legalne, jeśli zgodę na to wyraża pracownik.

Przykład: Niedozwolone jest postanowienie, że strony umawiają się, że termin wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę określony w art. 36 § 1 pkt 3 k.p. będzie wynosił 2 tygodnie zamiast 3 miesięcy. Zgodny z prawem jest natomiast zapis wydłużający termin wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę z 3 do 4 miesięcy.

Miejsce i czas pracy

Wśród innych niedozwolonych postanowień umownych, naruszających gwarancyjne przepisy Kodeksu pracy, można wskazać także te dotyczące miejsca czy czasu pracy. Chodzi nie tylko o takie, które są ewidentnie sprzeczne z kodeksem – jak wskazanie obszaru całej Polski jako miejsca wykonywania pracy, ale także wprowadzenie blankietowej zgody pracownika na zmianę miejsca pracy.

Przykład: Niedozwolona jest klauzula, w której pracownik wyraża zgodę na dowolną zmianę przez pracodawcę jego obowiązków przez 6 miesięcy w każdym roku, a po wykazaniu istotnych potrzeb pracodawcy – na stałe. Taki zapis naruszałby przepisy Kodeksu pracy o wypowiedzeniu zmieniającym warunki pracy.

Czas pracy

Zakazane jest w umowach o pracę umowne ograniczanie – wprost lub za pomocą umownego obejścia gwarancji kodeksowych – uprawnień pracowników do dobowego i tygodniowego odpoczynku, do rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych z uwzględnieniem wysokości dodatków za taką pracę. Niezgodne z prawem jest zatem przedłużanie norm czasu pracy ponad minimalny poziom wynikający z przepisów powszechnie obowiązujących lub z aktów wewnętrznego prawa pracy (układy zbiorowe pracy, porozumienia zbiorowe, regulaminy), nawet jeśli pracownik miałby w zamian za to uzyskać inne gratyfikacje.

Urlop i wynagrodzenie

Dwa najistotniejsze zakazy, zdaniem ustawodawcy, tj. zakaz zrzekania się urlopu i wynagrodzenia, wprowadzono wprost do Kodeksu pracy (art. 84 i art. 152 § 2 k.p.). Otrzymywanie pensji jest oczywistą przyczyną, dla której pracownik w ogóle zawarł umowę, dlatego w praktyce raczej nie spotyka się zrzeczenia wprost wynagrodzenia za pracę. Zakazane jest natomiast obchodzenie wzmiankowanych przepisów poprzez zapisy pozornie ich nienaruszające. Takim abuzywnym (niedozwolonym) postanowieniem jest np. zgoda pracownika na obniżenie wynagrodzenia za brak zakładanych efektów pracy czy zgoda na niewypłacanie wynagrodzenia, jeśli pracodawca obiektywnie udokumentuje trudną sytuację finansową.

Zbiorczo można wskazać, że niedopuszczalne są wszystkie zapisy przerzucające gospodarcze ryzyko prowadzenia działalności z pracodawcy na pracownika. Takie postanowienia umów są nieważne, nawet gdyby tryb obniżenia czy pozbawiania pracownika wynagrodzenia usystematyzowano w przepisach wewnętrznych czy umowie, okoliczności powodujące taką utratę byłyby przedstawiane transparentnie i można by je zweryfikować, a pracownik wyraźnie by się na to zgadzał.

Przykład: Pracownica wyraziła w umowie zgodę na to, że jeśli w ciągu roku jej nieobecność związaną z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich, w tym nieobecność związana z opieką nad dziećmi, przekroczy 2 miesiące, nie będzie ona miała prawa do premii regulaminowej. Jest to postanowienie dyskryminacyjne. W razie sporu zostanie uznane za nieważne.

W wyroku z 24 września 2009 r. (II PK 57/09, LEX nr 558302) Sąd Najwyższy zauważył, iż niedopuszczalne jest konstruowanie zasadniczego wynagrodzenia pracownika w taki sposób, że jeden z jego elementów jest wprost i bezpośrednio powiązany z ryzykiem gospodarczym pracodawcy. Podział dotychczasowego jednolitego wynagrodzenia zasadniczego na części, w których jedna uzależniona została od wyników gospodarczych pracodawcy, jest bowiem sprzeczny z art. 78 k.p.

W aspekcie umownego ustalania wynagrodzenia, ale także każdym innym, zakazana jest ponadto dyskryminacja pracowników. Orzecznictwo uważa za klauzulę niedozwoloną m.in. nałożenie na pracownika obowiązku zachowania w tajemnicy wysokości pensji. Nawet za wyraźną zgodą pracownika jego pensji nie można obniżyć poniżej poziomu wynagrodzenia minimalnego.

Często wskazuje się w umowach kwotowo wysokość wynagrodzenia minimalnego. Nie oznacza to jednak, że w kolejnym roku kalendarzowym pracownikowi można wypłacać pensję w wysokości niższej niż wynagrodzenie minimalne, powołując się na jego zgodę.

Ze względu na zakaz zrzeczenia się urlopu wypoczynkowego nie wolno implementować do umów zapisów, które mogłyby być uznane za obejście tego zakazu, nawet jeśli pracownik uważałby je za korzystne dla siebie. W szczególności nieważne byłyby zapisy zastępujące urlop w naturze zapłatą ekwiwalentu.

Ochrona praw

Do umowy o pracę nie wolno także wprowadzać zapisów o zgodzie pracownika na dokonywanie z wynagrodzenia potrąceń wszystkich roszczeń pracodawcy wobec pracownika. Nawet jeśli pracodawca umieści taki zapis, legalność potrącenia wymaga uzyskania każdorazowo zgody pracownika na potrącenie dokładnie określonej kwoty ze wskazaniem, z jakiego tytułu to potrącenie ma nastąpić.

W umowie o pracę nie można też zamieścić – nawet za zgodą pracownika – klauzuli ograniczającej prawa pracownika do obrony przed nagannymi zachowaniami pracodawcy. W szczególności nielegalne jest ograniczanie wysokości odszkodowań dla pracownika poniżej minimalnych kwot określonych w Kodeksie pracy. Nie ma natomiast przeszkód, aby pracodawca w umowie o pracę lub w przepisach wewnętrznych zobowiązał się do wypłaty odszkodowania przewyższającego kwoty określone w Kodeksie pracy. Szczególnie bezprawnym zapisem umownym byłby taki, który blokowałby pracownikowi całkowicie dochodzenie swych praw przed sądem poprzez umowny zapis o zrzeczeniu się przez pracownika blankietowo wszystkich roszczeń w stosunku do pracodawcy czy zobowiązaniu się, że nie będzie ich dochodził na drodze sądowej. Byłoby to nie tylko niezgodne z Kodeksem pracy, ale naruszałoby art. 46 ust. 1 Konstytucji RP przewidujący prawo każdego do sądu.

Nieważność zapisów

Niezależnie od tego, jaką niedozwoloną klauzulę umowną pracodawca wprowadzi do umowy, wspólną konsekwencją będzie ich nieważność. Zamieszczenie w umowie o pracę postanowień nieważnych nie powoduje jednak takiego efektu, że cała umowa o pracę staje się nieważna. W rezultacie eliminacji z umowy podlegają tylko nieważne postanowienia, a wszystkie inne nadal obowiązują. Powstaje zatem pytanie: czym zostają zastąpione postanowienia nieważne? W niektórych przypadkach one po prostu nie obowiązują, tak jakby nie zostały w ogóle wpisane do umowy. Natomiast w sytuacjach, gdy umowa musi zawierać jakiś zapis (co do konkretnych ustaleń stron, np. w zakresie wynagrodzenia), a umowa zawiera postanowienia mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy, w miejsce niedozwolonych postanowień obowiązywać będą przepisy prawa pracy (art. 18 k.p.).

Przykład: Umowa przewiduje, że wynagrodzenie pracownika wynosi 3000 zł. W miejsce tego zapisu wchodzi przepis o wynagrodzeniu minimalnym.

Przykład: Umowa o pracę stanowi, że pracownikowi przysługuje 40 dni urlopu w okresie dwuletnim. W miejsce tego nieważnego postanowienia pracownikowi należy się 26 dni urlopu rocznie. Ma prawo żądać udzielenia pełnego urlopu w naturze, a gdyby umowa została rozwiązana – wypłacenia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy w wymiarze 26 dni za każdy rok (lub proporcjonalnie mniej w przypadku zakończenia zatrudnienia w trakcie roku).

Karna odpowiedzialność

Wprowadzenie szczególnie nagannych postanowień umownych może skończyć się nawet odpowiedzialnością karną, zwłaszcza gdy dotyczą one ochrony pracowników młodocianych, pracownic w ciąży czy rodziców, ponieważ naruszanie przepisów dotyczących uprawnień związanych z rodzicielstwem i młodocianych stanowi wykroczenie, za które art. 281 § 1 pkt 1 k.p. przewiduje karę grzywny.

Przykład: W umowie o pracę pracowników młodocianych pracodawca wprowadził zapis przewidujący bezwarunkowe prawo pracodawcy do polecania pracy w godzinach nadliczbowych i nocnych pod rygorem wypowiedzenia umowy. Umowa nie tylko jest nieważna w tym zakresie, ale pracodawca może zapłacić także grzywnę.

Handel uprawnieniami

Warto zwrócić uwagę, iż niedozwolone klauzule umowne często nie tyle są narzucane pracownikom, co zostają wprowadzone do umów w wyniku negocjacji, w czasie których w zamian za niedozwolone, ale ważne z punktu widzenia interesów pracodawcy postanowienie pracownik osiąga dodatkowe korzyści, które nie byłyby mu przyznane, gdyby nie wyraził zgody na te nielegalne postanowienia. Choć zapisy niedozwolone są nieważne, to ten sam skutek nie następuje w odniesieniu do profitów, które pracownik miał uzyskać w zamian za zgodę na te nielegalne postanowienia. W razie sporu, gdy pracownik zażąda realizacji tych dodatkowych benefitów, pracodawca nie ma prawa powoływać się na to, że skoro wprowadzone do umowy zapisy były zakazane, to pracownik nie może odnosić korzyści z tych zapisów, gdyż stanowiły one kompletne uzgodnienie. Uznanie zasadności takiego stanowiska pracodawcy premiowałoby go za wprowadzanie do umów niedozwolonych klauzul. W konsekwencji pracodawca nie tylko nie ma prawa realizować postanowień niedozwolonych, ale sam musi się wywiązać z tego, co zaoferował pracownikowi w zamian za zgodę na propozycje bezprawne.

Przykład: Pracodawca zaproponował pracownikowi premię w wysokości dwumiesięcznego wynagrodzenia w zamian za wyrażenie zgody, że zostanie mu ustalony urlop w wymiarze 15 dni rocznie. Pracownik w okresie 3-letniego zatrudnienia wnioskował zawsze tylko o 15 dni urlopu, zgodnie z umową. W każdym roku otrzymał obiecaną premię. Po rozwiązaniu stosunku pracy złożył jednak pozew do sądu o wypłatę ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy po 11 dni za każdy rok zatrudnienia. Sąd uwzględni to powództwo, ponieważ zapisy umowne de facto były równoznaczne ze zrzeczeniem się części urlopu.

Rafał Krawczyk

sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu

Podstawa prawna:

Art. 353¹ , art. 483 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jedn. Dz.U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.).
Art. 18, art. 29 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.).