Zgodnie z treścią art. 29 § 2 kodeksu pracy, umowę o pracę zawiera się na piśmie. Forma pisemna zachowana jest wtedy, gdy dane oświadczenie woli jest opatrzone oryginalnym podpisem osoby je składającej. Istnieje także możliwość, by zachować formę pisemną także w wersji cyfrowej. Stanowi o tym art. 781 kodeksu cywilnego, zgodnie z którym oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Profil zaufany (tzw. „podpis ePUAP”), a kwalifikowany podpis elektroniczny to nie to samo, choć często oba te pojęcia są mylnie zrównywane. Profil zaufany, jest bezpłatnym i ogólnodostępnym narzędziem, a do jego założenia wystarczy jedynie posiadanie konta w banku. Podpis ePUAP możemy wykorzystać jednak tylko do załatwienia spraw urzędowych online. Profil zaufany nie jest tym samym co kwalifikowany podpis elektroniczny w rozumieniu kodeksu cywilnego, a to oznacza, że nie spełnia wymogu formy pisemnej.
Pojęcie „kwalifikowany podpis elektroniczny” oznacza, iż podpis ten jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie. Jest to rodzaj specjalnego certyfikatu, który umożliwia weryfikację tożsamości osoby, do której przyporządkowany został podpis i tylko ona może go używać. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest płatny i można go nabyć u jednego z certyfikowanych dostawców.
Umowa może zostać podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez tylko jedną ze stron, a przez drugą pisemnie. Zatem pracodawca może podpisać umowę o pracę w formie elektronicznej, potwierdzając swoje oświadczenie woli kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W związku z powyższym brak przeszkód prawnych, aby jedna ze stron umowy skorzystała z formy elektronicznej, a druga z formy pisemnej.
Pracodawca, który zawiera umowę o pracę drogą elektroniczną, powinien przesłać pracownikowi tekst dokumentu opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym z informacją, że umowa wymaga podpisu pracownika. W związku z powyższym pracownik powinien ją wydrukować, a następnie podpisać ją w formie „tradycyjnej” przed rozpoczęciem pracy. Wydruk powinien zawierać informację o tym, że umowa opatrzona była kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W powyższej formie do zawarcia umowy dochodzi z momentem jej podpisania przez pracownika, co wymaga jego obecności we wskazanym miejscu.
W sytuacji, gdy nie ma możliwości by pracownik osobiście stawił się w siedzibie pracodawcy w celu podpisania dokumentów, ponieważ pracownik z zasady pracuje lub będzie pracował wyłącznie zdalnie i nie pojawi się w zakładzie przed rozpoczęciem pracy, albo z innych przyczyn nie ma warunków na odebranie jego podpisu, pracodawca powinien przesłać pracownikowi tekst umowy o pracę w formie zwykłej wiadomości e-mailowej z prośbą, by ten w wiadomości zwrotnej potwierdził ujęte w niej warunki zatrudnienia. W takiej sytuacji pracodawca może skorzystać z art. 29 § 2 zdanie drugie kodeksu pracy i przed dopuszczeniem osoby do pracy potwierdzić na piśmie ustalenia dotyczące stron umowy, rodzaju umowy oraz warunków umowy.