Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy urlopy wypoczynkowe powinny być planowane w planie urlopów, ustalanym przez pracodawcę z uwzględnieniem wniosków pracowników oraz konieczności zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 § 1 Kodeksu pracy). Plan urlopów, po jego ustaleniu i ogłoszeniu, jest wiążący zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika.
Co do zasady pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu w terminie wynikającym z planu urlopów. Odmowa udzielenia urlopu zaplanowanego i zaakceptowanego na początku roku powinna mieć charakter wyjątkowy i być uzasadniona szczególnymi okolicznościami, których nie można było przewidzieć w chwili ustalania planu, a które powodują konieczność zapewnienia obecności pracownika w pracy (art. 164 § 2 Kodeksu pracy). W takich przypadkach możliwa jest zmiana terminu urlopu, jednak powinna ona nastąpić w porozumieniu z pracownikiem, a nowy termin urlopu powinien zostać ustalony w sposób realnie umożliwiający jego wykorzystanie.
Jeżeli urlop został ujęty w planie urlopów i wcześniej zaakceptowany, a pracodawca następnie bez uzasadnionej przyczyny odmawia jego udzielenia lub jednostronnie zmienia termin, pracownik ma prawo domagać się realizacji urlopu w pierwotnie ustalonym czasie. W takiej sytuacji warto w pierwszej kolejności zwrócić się do pracodawcy o wyjaśnienie przyczyn decyzji, najlepiej w formie pisemnej, oraz podjąć próbę polubownego rozwiązania sprawy. Pracownik może również wskazać okoliczności przemawiające za udzieleniem urlopu, takie jak poniesione i udokumentowane koszty związane z zaplanowanym wypoczynkiem. W przypadku braku porozumienia pracownik może dochodzić swoich praw na drodze sądowej, jeżeli odmowa udzielenia urlopu lub jego przesunięcie skutkuje powstaniem po stronie pracownika szkody majątkowej, na przykład utratą wpłaconej zaliczki za wyjazd.
Należy jednocześnie podkreślić, że pracownik nie powinien rozpoczynać urlopu samowolnie, bez zgody pracodawcy, nawet jeżeli termin urlopu wynika z planu urlopów, ponieważ takie działanie może zostać uznane za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i prowadzić do negatywnych konsekwencji służbowych.