Zgodnie z art. 29 § 2 Kodeksu pracy umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia dotyczące stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.
Na podstawie art. 300 Kodeksu pracy, w sprawach nieuregulowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy odpowiednio stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy. Oznacza to, że przy ocenie dopuszczalności zawarcia umowy o pracę w formie elektronicznej zastosowanie znajdują przepisy art. 78 oraz art. 781 Kodeksu cywilnego.
Zgodnie z art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, albo dokumentów zawierających oświadczenie woli jednej ze stron i przez nią podpisanych.
Natomiast zgodnie z art. 781 § 1 Kodeksu cywilnego do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Z kolei art. 781 § 2 Kodeksu cywilnego stanowi, że oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem złożonym w formie pisemnej.
Jedną z usług udostępnianych w aplikacji mObywatel jest możliwość opatrywania dokumentów elektronicznych podpisem zaufanym, podpisem osobistym oraz kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a także weryfikacja tych podpisów (art. 3 ust. 1 pkt 10 ustawy o aplikacji mObywatel).
Należy jednak zwrócić uwagę, że zgodnie z § 1 załącznika nr 45 do Regulaminu korzystania z aplikacji mObywatel 2.0, bezpłatna usługa składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest przeznaczona do składania oświadczeń woli w sprawach prywatnych. Regulamin wskazuje, że nie jest ona przeznaczona do zawierania umów związanych z wykonywanym zawodem, prowadzoną działalnością gospodarczą ani działalnością osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej.
Oznacza to, że choć z punktu widzenia przepisów Kodeksu cywilnego oświadczenie woli opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoważne oświadczeniu złożonemu w formie pisemnej, to wykorzystanie bezpłatnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego udostępnionego w aplikacji mObywatel do podpisania umowy o pracę może budzić wątpliwości z uwagi na ograniczenia wynikające z regulaminu tej usługi. W konsekwencji nie można jednoznacznie stwierdzić, że umowa o pracę podpisana z wykorzystaniem bezpłatnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego w aplikacji mObywatel w każdym przypadku spełnia wymóg zachowania formy pisemnej bez zastrzeżeń.
Natomiast zawarcie umowy o pracę z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który nie podlega wskazanym ograniczeniom regulaminowym (np. komercyjnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego), jest dopuszczalne i spełnia wymóg zachowania formy pisemnej wynikający z art. 29 § 2 Kodeksu pracy w związku z art. 781 Kodeksu cywilnego.