Pracownicy udają się w podróż służbową. W jedną stronę udają się wspólnie samochodem służbowym, a w drugą jadą osobno – jeden z nich przesiada się w pociąg, a drugi dzień później wraca autem. Jak rozliczyć ich czas dojazdu – jako czas pracy czy jedynie jako czas podróży służbowej?
Jednym z najczęściej wyłaniających się zagadnień na tle problematyki czasu pracy jest rozliczanie czasu dojazdu i powrotu pracownika w czasie podróży służbowej. Przedmiotowe zagadnienie powoduje problemy w praktyce, ponieważ nie ma przepisów, które regulowałyby tą materię wprost. Niezwykle pomocne okazuje się zatem orzecznictwo sądowe i stanowiska urzędowe.
Zgodnie z linią orzeczniczą Sądu Najwyższego czasem pracy jest czas podróży służbowej pracownika przypadający na jego normalne godziny pracy. Natomiast nie jest traktowany jako czas pracy czas podróży służbowej mającej miejsce poza normalnymi godzinami pracy i nie jest taka podróż służbowa rozliczana jako praca w godzinach nadliczbowych (wyrok z 27 października 1981 roku, sygn. I PR 85/81, wyrok z 23 czerwca 2005, sygn. II PK 265/04).
Sytuacja się nieco komplikuje, jeżeli do pracownika zastosowanie ma ruchomy rozkład czasu pracy tzn. jeżeli pracownik normalnie rozpoczyna pracę w określonym przedziale czasowym np. między godziną 7 a 9 rano. Z pomocą w rozstrzygnięciu tej kwestii przychodzi nam resort pracy. W ocenie resortu pracy podróż służbowa przypadająca na tzw. „widełki” w których pracownik rozpoczyna codziennie pracę jest czasem pracy (stanowisko Ministerstwa Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej z 30 listopada 2016 roku).
Omawiając rozliczanie czasu pracy podczas podróży służbowej warto wspomnieć jak rozliczany jest czas pracy pracowników odbywających podróż służbową samochodem osobowym. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, jeśli pracownik odbywa podróż służbową samochodem osobowym, którym kieruje i jednocześnie wiezie pasażera – innego pracownika - który również odbywa podróż służbową, to czas podróży służbowej pracownika – kierowcy rozliczany jest jako czas pracy, a czas pracy pracownika pasażera nie jest rozliczany jako czas pracy, chyba że przypada na normalne godziny pracy tego pracownika (wyrok z 4 kwietnia 1979 roku, sygn. I PRN 30/79).
Dodać należy, że jeśli pracownik odbywający podróż służbową samolotem, promem, pociągiem itp. wykonuje telefony służbowe lub przygotowuje prezentacje na potrzeby pracodawcy to taką podróż służbową należy traktować jako czas pracy pracownika, nawet jeśli przypada czas tej podróży służbowej poza normalnymi godzinami pracy tego pracownika, gdyż zwyczajnie świadczy on pracę. W takim przypadku najprawdopodobniej wystąpią godziny nadliczbowe i pojawi się konieczność zrekompensowania tych godzin odpowiednim wynagrodzeniem lub czasem wolnym w odpowiednim wymiarze przewidzianym przez Kodeks pracy.