Czy możemy prowadzić jedynie listę obecności? Czy to to samo co ewidencja czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy i lista obecności są często mylone, choć służą różnym celom, a każdy dokument pełni odrębną rolę.
W myśl art. 149 § 1 Kodeks pracy, pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Ewidencja ta, na podstawie § 6 pkt 1a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, powinna zawierać informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbie godzin nadliczbowych,
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
- rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Ewidencja czasu pracy ma charakter obowiązkowy.
Natomiast lista obecności to dokument, który nie doczekał się regulacji w powszechnie obowiązujących przepisach, gdyż umocowaniem do jej stosowania są jedynie przepisy Kodeksu pracy dotyczące regulaminu pracy, które zobowiązują, aby w regulaminie pracodawca ewentualnie określił sposób potwierdzenia obecności w pracy. Pracodawca ma całkowitą dowolność wyboru sposobu potwierdzania obecności pracownika w pracy, a co za tym idzie prowadzenia listy obecności. W praktyce sposób prowadzenia listy obecności jest dowolny, może być zarówno w formie papierowej czy elektronicznej. Należy podkreślić, iż od 25 maja 2018 roku, czyli wejścia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych (RODO), w liście obecności nie można wpisywać rodzajów absencji pracowników, gdyż naruszyłoby to zasady ochrony danych osobowych.