Art. 9412 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do wydania kopii dokumentacji pracowniczej lub jej części w przypadku złożenia wniosku (w postaci papierowej lub elektronicznej) przez podmioty uprawnione. Taką osobą może być pracownik lub były pracownik, a także osoby wskazane w art. 949 § 3 k.p. - w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika. Do tej kategorii należą:
- dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione;
- przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;
- małżonek lub małżonka (wdowa i wdowiec);
- rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające.
Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku - nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.