Kodeks pracy przewiduje zawieszenie terminu na wysłuchanie pracownika w razie jego nieobecności przed nałożeniem kary. Nie pozwala natomiast na przedłużenie maksymalnego 3-miesięcznego okresu na jej nałożenie.
Zgodnie z art. 109 § 1 Kodeksu pracy kara porządkowa nie może zostać nałożona po upływie 2 tygodni od momentu, w którym pracodawca powziął wiadomość o naruszeniu obowiązków pracowniczych, a także po upływie 3 miesięcy od samego naruszenia. Przepis ten określa wyraźne granice czasowe, które mają zapewnić pewność prawa i ochronę praw pracowników przed nadmiernie opóźnionym stosowaniem sankcji dyscyplinarnych.
Wpływ nieobecności
Istotne znaczenie ma również § 3 tego przepisu, zgodnie z którym, jeśli pracownik nie może zostać wysłuchany z powodu swojej nieobecności w pracy, bieg 2-tygodniowego terminu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia powrotu do pracy. Ma to zagwarantować pracownikowi prawo do obrony, które wymaga umożliwienia mu przedstawienia swojego stanowiska przed nałożeniem kary.
W kontekście tych regulacji pojawia się istotne pytanie: czy usprawiedliwiona nieobecność pracownika, trwająca dłużej niż 3 miesiące od momentu powzięcia przez pracodawcę informacji o naruszeniu obowiązków pracowniczych, uniemożliwia skuteczne zastosowanie kary porządkowej? Odpowiedź powinna być twierdząca. Skoro bowiem maksymalny termin nałożenia kary wynosi 3 miesiące od momentu naruszenia, to nawet zawieszenie biegu terminu 2-tygodniowego na wysłuchanie pracownika nie może skutkować przedłużeniem tego ostatecznego terminu. W konsekwencji, jeśli nieobecność pracownika uniemożliwia jego wysłuchanie przez okres dłuższy niż 3 miesiące od chwili powzięcia informacji o naruszeniu, to upływ tego terminu skutkuje wygaśnięciem uprawnienia pracodawcy do nałożenia kary.
Za późno na sankcje
Taka interpretacja znajduje oparcie w zasadzie ochrony pracowników przed arbitralnym stosowaniem sankcji oraz w zasadzie pewności prawa. Podkreślenia wymaga również, że przepisy dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracowników mają charakter gwarancyjny, a ich wykładnia powinna zmierzać do ochrony praw stron stosunku pracy.
Powyższa teza znajduje odzwierciedlenie w dorobku doktryny. Dla przykładu Arkadiusz Sobczyk zauważa: „Pracodawca może zastosować karę jedynie w okresie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku przez pracownika, jednak nie dłużej niż w ciągu 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Istotne jest zatem, aby w tym terminie spełnić obowiązek wysłuchania pracownika. Jednak w przypadku gdy pracownik jest nieobecny w zakładzie pracy i wysłuchanie go nie jest możliwe, bieg 2-tygodniowego terminu przewidzianego nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy.
Należy podkreślić, że zawieszony może być tylko jeden termin – ten 2-tygodniowy, natomiast termin 3-miesięczny pozostaje niezmieniony, co oznacza, że zawieszenie nie może trwać dłużej niż 3 miesiące. Po tym okresie ukaranie pracownika w ogóle nie będzie możliwe, inaczej będzie ono bezprawne” [A. Sobczyk, Kodeks pracy. Komentarz, Legalis 2023]. Podobnie Krzysztof Walczak: „Drugi termin, w którym powinien się zmieścić pracodawca, nakładając karę porządkową, wynosi 3 miesiące od popełnienia przez pracownika czynu uzasadniającego jego odpowiedzialność. Bieg tego terminu jest jednak niezależny od wiedzy pracodawcy o popełnionym naruszeniu, a przepisy nie przewidują jego zawieszenia pomimo nieobecności pracownika w pracy. Jeśli więc pracownik będzie nieobecny w pracy przez całe 3 miesiące od popełnienia naruszenia, to de facto nie będzie można go ukarać karą porządkową, gdyż pracodawca nie będzie mógł wysłuchać pracownika, a nałożenie kary bez spełnienia tego obowiązku będzie bezprawne” [K. Walczak, Kodeks pracy. Komentarz, Legalis 2023].
Oznacza to, że po upływie 3 miesięcy od naruszenia pracodawca traci możliwość zastosowania środków dyscyplinujących wobec pracownika.
Rafał Kolano
radca prawny
OIP Katowice