Wniosek o urlop na żąda nie pracownik może złożyć w dowolnej formie, ale powinien to zrobić przed godziną planowanego rozpoczęcia pracy. Uzyskanie formalnej zgody przełożonego na skorzystanie z tego uprawnienia nie zawsze jest konieczne.
Jak wynika z art. 1672 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek udzielić na żądanie pracownika do 4 dni urlopu wypoczynkowego w każdym roku kalendarzowym w terminie przez niego wskazanym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia takiego urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Stosowanie tego przepisu przez ponad 20 lat pozwoliło na wypracowanie orzecznictwa rozstrzygającego część problemów, które wynikają ze specyfiki udzielania urlopu na żądanie.
Wiążący wniosek
Jedna z kluczowych wątpliwości dotyczy tego, czy pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika co do wskazanego przez niego terminu urlopu na żądanie. Już sam przepis pozwala stwierdzić, że występuje tu przesłanka obowiązku (czy też konieczności) udzielenia urlopu oraz związanie pracodawcy terminem wskazanym przez pracownika. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 18 maja 2006 r. (sygn. akt III PK 26/06, LEX nr 551013), podkreślając, że zgłoszenie przez pracownika żądania udzielenia urlopu w warunkach określonych w art. 1672 k.p. obliguje pracodawcę do uwzględnienia wniosku. Tym samym obowiązek pracodawcy, o którym mowa w tym przepisie, należy rozumieć jako konieczność uwzględnienia wniosku pracownika co do terminu, w którym chce on wykorzystać określoną w nim część urlopu, o ile udzielenie w tym czasie urlopu wypoczynkowego jest prawnie dopuszczalne.
Sąd Najwyższy odniósł się w tym kontekście do zgłoszenia żądania udzielenia urlopu w trakcie niezdolności do świadczenia pracy przez pracownika z powodu choroby. W tym przypadku pracodawca nie może udzielić urlopu wypoczynkowego – ani zwykłego, ani na żądanie. Także w wyroku z 28 października 2009 r. (sygn. akt II PK 123/09, OSNP 2011/11-12/148) Sąd Najwyższy wskazał, że udzielenie urlopu wypoczynkowego – również na żądanie – pracownikowi niezdolnemu do pracy z powodu choroby jest niezgodne z prawem. Z kolei w wyroku z 29 października 2007 r. (sygn. akt II PK 57/07, LEX nr 898720) sąd ten podkreślił, że niezdolność do pracy z powodu choroby pozostaje w opozycji do zwolnienia urlopowego.
Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na podstawie art. 1672 k.p. ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że zasługujący na ochronę wyjątkowy interes pracodawcy wymagałby obecności danego pracownika w pracy w terminie określonym w żądaniu udzielenia urlopu. Tak uznał Sąd Najwyższy m.in. w wyroku z 7 listopada 2013 r. (sygn. akt SNO 29/13, LEX nr 1393802).
Termin zgłoszenia
Kwestią, która nie została wprost wyartykułowana w art. 1672 k.p., jest termin na zgłoszenie wniosku o udzielenie urlopu na żądanie. Przepis wskazuje jedynie, że pracownik zgłasza to żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Nie precyzuje jednak momentu zgłoszenia wniosku o ten urlop. Ostateczny termin jego złożenia wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 15 listopada 2006 r. (sygn. akt I PK 128/06, OSNP 2007/23-24/346). Uznał, że pracownik powinien zgłosić wniosek do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy według obowiązującego go rozkładu czasu pracy. Należy zatem uwzględnić dwa elementy w przestrzeni czasowej dotyczące wniosku o udzielenie urlopu na żądanie:
● zgłoszenie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu
oraz
● zgłoszenie tego wniosku przed rozpoczęciem pracy.
Biorąc pod uwagę ciążący na pracowniku obowiązek dbałości o dobro pracodawcy, należy przyjąć, że powinien on zgłosić swoje żądanie odpowiednio wcześniej, aby pozwolić pracodawcy na podjęcie środków zaradczych wynikających np. z potrzeby zapewnienia zastępstwa. Sąd Najwyższy zauważył przy tym, że regulamin pracy albo przyjęta u pracodawcy praktyka zakładowa (zwyczaj) mogą przewidywać późniejsze zgłoszenie wniosku o udzielenie urlopu na żądanie (tj. bardziej korzystne dla pracownika). W praktyce chodzi m.in. o sytuacje, w których pracownik zgodnie ze swoim rozkładem czasu pracy rozpoczyna pracę w dniu, w którym chce skorzystać z urlopu na żądanie, wcześniej niż osoba uprawniona do przyjęcia wniosku i podjęcia decyzji o jego udzieleniu.
Sąd Najwyższy wskazał również, że z powodu nadzwyczajnych okoliczności życiowych pracownik może nie być w stanie zgłosić wniosku o udzielenie urlopu na żądanie najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia, ale przed rozpoczęciem swojego dnia pracy (przed godziną, od której powinien pracować według obowiązującego go rozkładu czasu pracy). Takie okoliczności wyłączają winę pracownika w przypadku nieobecności w pracy i spóźnionego zgłoszenia wniosku urlopowego. Odmiennie jest jednak traktowane opuszczenie miejsca pracy po wystosowaniu żądania urlopu po kilku godzinach świadczenia pracy w danym dniu. Jak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 7 lutego 2008 r. (sygn. akt II PK 162/07, OSNP 2009/7-8/98) takie zachowanie należy traktować jako bezprawne, tj. naruszające podstawowy obowiązek pracowniczy w postaci konieczności przestrzegania ustalonego u pracodawcy czasu pracy.
Bez planowania
Zgodnie z ogólnymi przepisami dotyczącymi udzielania urlopów wypoczynkowych, stosownie do art. 163 k.p., urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. W określonych przepisami sytuacjach pracodawca może nie tworzyć planu urlopów – w takim przypadku termin urlopu ustala po porozumieniu z pracownikiem. Przesunięcie ustalonego terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami, ale jest to również dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 k.p.). Wynika z tego, że do korzystania z urlopu przez pracownika – zarówno zaplanowanego, jak i w przesuniętym terminie – zawsze niezbędna jest zgoda pracodawcy.
Przytoczone przepisy nie dotyczą jednak urlopu na żądanie. Gdyby tak było, samowolne wykorzystanie przez pracownika tego urlopu mogłoby być potraktowane jako nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy, a co za tym idzie, pracodawca mógłby to uznać za ciężkie naruszenie przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych i zgodnie z art. 52 § 1 pkt 1 k.p. rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia. Tymczasem nie za wsze wykorzystanie urlopu na żądanie, mimo formalnego braku jego udzielenia przez przełożonego, może być tak surowo traktowane.
Milcząca zgoda
Do problematyki związania pracodawcy wnioskiem pracownika o urlop na żądanie oraz zasad udzielania tego urlopu Sąd Najwyższy odniósł się również w wyroku z 22 marca 2022 r. (sygn. akt I PSKP 59/21, LEX nr 3417266), wskazując na konieczność uwzględnienia wniosku pracownika, ale także na fakt, iż pracownik nie może rozpocząć urlopu na żądanie, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu.
W wyroku z 16 września 2008 r. (sygn. akt II PK 26/08, OSNP 2010/3-4/36) Sąd Najwyższy wskazał, że rozpoczęcie urlopu na żądanie przed udzieleniem go przez pracodawcę może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, będącą ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 k.p. Sąd Najwyższy odniósł się do tego zagadnienia, argumentując konieczność wyrażenia zgody na wykorzystanie urlopu na żądanie faktem, iż stanowi on część urlopu wypoczynkowego. Stwierdził, że nie istnieją żadne racjonalne argumenty dla uzasadnienia stanowiska, że zawartemu w art. 1672 k.p. pojęciu „udzielić urlopu” należy nadawać jakieś inne znaczenie normatywne, a w szczególności, że do wykorzystania tego urlopu uprawnia pracownika samo złożenie wniosku, będące go żądaniem w rozumieniu art. 1672 k.p. Co do zasady pracownik nie może zatem rozpocząć urlopu na żądanie, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu (por. postanowienie Sądu Najwyższego z 22 maja 2024 r., sygn. akt II PSK106/23, LEX nr 3716475. Co jednak w sytuacji, gdy pracownik chce skorzystać z urlopu na żądanie, a jednocześnie pracodawca nie udzieli pracownikowi odpowiedzi na zgłoszone żądanie jego udzielenia?
Z dalszej części artykułu dowiesz się:
- jakie mogą być skutki skorzystania z urlopu na żądanie, gdy pracodawca w ogóle nie odniósł się do wniosku pracownika
- jakiej formie pracownik może zgłosić wniosek o udzielenie urlopu na żądanie
- czy pracownik powinien złożyć pisemny wniosek o ten urlop już po jego wykorzystaniu
Pełna treść artykułu: Miesięcznik Państwowej Inspekcji Pracy, nr 5/2026 - Państwowa Inspekcja Pracy