Роботодавець, який делегує працівників до Польщі, зобов'язаний зберігати на території Польщі документи, що стосуються працівника, делегованого до тимчасового виконання праці в нашій країні, а саме:
- копію трудового договору працівника, делегованого на територію Республіки Польща або іншого альтернативного документу, де вказуються умови праці в рамках трудових відносин,
- документи, що стосуються робочого часу працівника, делегованого на територію Республіки Польща, де ведеться облік початку і закінчення праці, а також кількості відпрацьованих годин кожного дня або копії таких документів,
- документи, що визначають розмір заробітної плати делегованого працівника на територію Республіки Польща разом зі сумою відрахувань, якщо такі були реалізовані відповідно до чинного законодавства, та підтвердження виплати заробітної плати працівнику або копії цих документів.
Вище зазначені документи повинні зберігатися на території Республіки Польща в паперовому або електронному вигляді. При цьому в Законі не зазначено ніяких додаткових вимог щодо місця зберігання документів, тобто, вони не мусять знаходитись там, де делегований працівник виконує працю. Важливим лишається, аби в період делегування вони знаходились в нашій країні і на вимогу інспектора праці, який проводить перевірку - надавались інспектору (включаючи їх переклад на польську мову - якщо цього вимагає інспектор) - не пізніше 5 робочих днів з дня отримання такого запиту.
Додатково зверніть увагу, що обов'язок зберігати документи в Польщі поширюється тільки у період делегування працівників на територію Польщі. Після закінчення періоду делегування ці документи не обов'язково повинні знаходитися в Польщі. Однак, інспектор праці, який проводить перевірку процесу делегування, протягом двох років з моменту закінчення делегування може вимагати доставлення вище зазначених документів навіть тоді, коли працівники, делеговані раніше до Польщі вже виїхали, а делегування закінчилось. У цьому випадку документи повинні бути доставлені інспектору не пізніше 15 робочих днів від дня отримання запиту. Запит інспектора праці може включати вимогу передати також переклад тих чи інших документів на польську мову. Закон не вимагає, щоб переклад документів здійснювався присяжним перекладачем.
Під час перевірки інспектор з праці має право вимагати від особи, якій надано повноваження представника роботодавця, або посередника у контактах з Державною інспекцією праці, і інші документи, пов'язані з делегуванням працівника на територію Польщі (окрім тих, які повинні зберігатися в Польщі), які дозволять йому оцінити, чи процес делегування працівника до праці в Польщі здійснюється правильно і відповідно до закону.