Państwowa Inspekcja Pracy

  • RSS
  • Wersja tekstowa
25.03.2021

W jaki sposób prawidłowo prowadzić numeracje w aktach osobowych w sytuacji wymagającej uporządkowania, tzn. chronologicznego ułożenia i przełożenia dokumentacji między częściami, czy dopuszczalne jest przekreślenie i nadanie nowej numeracji(...)

W jaki sposób prawidłowo prowadzić numeracje w aktach osobowych w sytuacji wymagającej uporządkowania, tzn. chronologicznego ułożenia i przełożenia dokumentacji między częściami, czy dopuszczalne jest przekreślenie i nadanie nowej numeracji wraz ze sporządzeniem nowego wykazu?

Jedynym przepisem, który odnosi się do kwestii numeracji dokumentacji pracowniczej jest paragraf 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej, stanowiący, iż: oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje; każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.  Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części.

Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. Przykładowo w związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary,a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery. Nie ma przepisów, które regulowałyby obecnie kwestię dokonywania przez pracodawcę poprawek, skreśleń itp.

W związku z faktem, iż ustawodawca nie uregulował w rozporządzeniu, czyli akcie wykonawczym do ustawy jaką jest Kodeks pracy powyższych kwestii, należy uznać iż sprawę nanoszenia uzupełnień i poprawek w dokumentacji ustawodawca pozostawił w gestii pracodawcy. Zatem dopuszczalne jest przekreślenie obecnej numeracji, jeśli uprzednio wystąpiły błędy i nadanie przez pracodawcę nowej wraz ze sporządzeniem nowego wykazu.