Państwowa Inspekcja Pracy

  • RSS
  • Wersja tekstowa
21.04.2021

Czy w dokumentach takich jak umowa o pracę lub wnioski urlopowe można używać faksymile?

Przedmiotowe zagadnienie nie zostało uregulowane w przepisach prawa pracy. Jednakże, należy podkreślić, że dla czynności związanych z zatrudnieniem pracowników największe znaczenie ma zwykła forma pisemna, dla zachowania której, wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany (art. 78 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy). Faksymile, pomimo że jest odbiciem własnoręcznego podpisu, a więc pozwala określić cechy charakterystyczne tego podpisu, nie jest tożsame z własnoręcznym podpisem osoby, której podpis prezentuje (zob.  Wyrok NSA z 10.11.2006 r., II FSK 1144/05, LEX nr 291823, Wyrok SN z 8.05.1997 r., II CKN 153/97, LEX nr 55391). Tak więc, w sytuacjach, w których przepisy wymagają zachowania formy pisemnej dokumentu (np. przy zawarciu umowy o pracę, wypowiedzeniu umowy), konieczne będzie złożenie własnoręcznego podpisu. 

Odnośnie składania wniosków urlopowych należy stwierdzić, że przepisy Kodeksu pracy nie zawierają szczegółowych uregulowań dotyczących formy ich składania, a także sposobu w jaki pracodawca powinien potwierdzić pracownikowi udzielenie urlopu. To pracodawca decyduje o tym w jaki sposób pracownik zgłasza wniosek o urlop. W praktyce stosuje się formę papierową, jak również formę e-mailowa lub też tworzenie specjalnych programów do składania wniosków on-line. Kwestie te powinny zostać określone w regulaminie pracy lub wynikać z przyjętego w zakładzie pracy zwyczaju.