Ustawa z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług nakłada na pracodawców delegujących obowiązek złożenia do Państwowej Inspekcji Pracy – najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi na terytorium RP – oświadczenia o delegowaniu pracownika.

Przepis artykułu 24 ust. 3 cyt. ustawy, wskazuje zakres wymaganych informacji, które winny być przekazane do organów inspekcji pracy. Jednocześnie ustawa określa sposób, w jaki pracodawcy delegujący zobowiązani są przekazać informacje objęte treścią oświadczenia.

Dla dopełnienia tego obowiązku niezbędne jest złożenie oświadczenia w języku polskim lub angielskim, formie pisemnej – w postaci papierowej lub elektronicznej, w tym za pośrednictwem Punktu Informacji dla Przedsiębiorcy, o którym mowa w dziale III ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy.

Dokument w wersji papierowej winien być opatrzony podpisem osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia i przesłany na adres biura Państwowej Inspekcji Pracy w Polsce.

Ustawa przewiduje możliwość przekazania oświadczenia o delegowaniu pracowników w postaci elektronicznej. Przepisy ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, określające m.in. zasady wymiany informacji drogą elektroniczną, w tym dokumentów elektronicznych, pomiędzy podmiotami publicznymi a podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi, formułują szereg wymagań, których spełnienie jest niezbędne dla korzystania z tej formy komunikacji. W szczególności, dla przekazania informacji drogą elektroniczną, niezbędne jest podpisanie wygenerowanego dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub poprzez profil zaufany e-PUAP. Istnieje możliwość elektronizacji dokumentów, a w konsekwencji elektroniczną realizację procedur administracyjnych, przy których niezbędne było przekazywanie organowi dokumentów prywatnych.

W opinii Państwowej Inspekcji Pracy, przekazanie oświadczenia o delegowaniu pracownika poprzez e-mail (w treści wiadomości lub poprzez załączony do niej dokument), nie czyni zadość wymogom określonym w przywołanych przepisach ustawy.

Stąd też, o ile przekazanie oświadczenia o delegowaniu pracownika na terytorium RP w formie elektronicznej jest dla podmiotu delegującego utrudnione, wskazane jest przesłanie tego dokumentu w formie papierowej, pocztą tradycyjną, na adres: Państwowa Inspekcja Pracy – Główny Inspektorat Pracy ul. Barska 28/30, 02-315 Warszawa.

Opis procedury składania oświadczenia o delegowaniu pracownika na terytorium RP – w formie papierowej i elektronicznej oraz niezbędne formularze dostępne są także w serwisie: www.biznes.gov.pl pod adresem: https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/cudzoziemcy/chce-delegowac-pracownikow-do-polski/proc_1328-oswiadczenie-o-delegowaniu-pracownika