Zgodnie z art. 25 ustawy z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług pracodawca delegujący jest zobowiązany do przechowywania na terytorium Polski następujących dokumentów dotyczących pracownika delegowanego do czasowego wykonywania pracy na terytorium naszego kraju, tj.

• kopii umowy o pracę pracownika delegowanego na terytorium RP lub innego równoważnego dokumentu poświadczającego warunki zatrudnienia w ramach nawiązanego stosunku pracy;
• dokumentacji dotyczącej czasu pracy pracownika delegowanego na terytorium RP w zakresie rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz liczby godzin przepracowanych w danym dniu lub jej kopii;
• dokumentów określających wysokość wynagrodzenia pracownika delegowanego na terytorium RP wraz z wysokością dokonanych odliczeń zgodnie z właściwym prawem oraz dowodów wypłaty pracownikowi wynagrodzenia lub ich kopii.

Dokumenty te winny być przechowywane na terytorium RP w wersji papierowej lub elektronicznej. Jednocześnie ustawa nie określa żadnego dodatkowego wymagania dotyczącego miejsca ich przechowywania, w szczególności nie muszą się one znajdować w miejscu świadczenia pracy przez pracownika delegowanego do Polski. Istotne jest jedynie, aby w okresie delegowania znajdowały się one na terenie naszego kraju i aby na żądanie inspektora pracy, wydane w związku z prowadzoną kontrolą – zostały dostarczone kontrolującemu (wraz z tłumaczeniem – o ile inspektor tego zażąda) – w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania takiego żądania.

Należy pamiętać, że obowiązek przechowywania dokumentów na terenie Polski dotyczy wyłącznie przypadków, w których proces delegowania trwa. Po zakończeniu okresu delegowania ww. dokumenty nie muszą znajdować się na terenie Polski. Ponieważ jednak inspektor pracy, który ma prawo kontrolować prawidłowość procesu delegowania także w ciągu dwóch lat od jego zakończenia, może zażądać przedłożenia ww. dokumentów do kontroli także w momencie, kiedy pracownicy delegowani uprzednio na terytorium Polski, nie przebywają na terenie naszego kraju, a proces delegowania jest zakończony.

W tej sytuacji, ustawodawca zdecydował, że dostarczenie kontrolującemu tych dokumentów musi nastąpić nie później niż w terminie 15 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku. Również w tym przypadku wniosek inspektora pracy może obejmować również żądanie tłumaczenia określonych dokumentów na język polski.

Ustawa nie wymaga, aby tłumaczenie dokumentów obejmujących zarówno okres delegowania trwającego jak i zakończonego wykonane było przez tłumacza przysięgłego.