Як працевлаштувати працівника

Як найняти працівника за трудовим договором?

При прийнятті на роботу працівника за трудовим договором необхідно мати на увазі ряд зобов'язань, покладених  на роботодавця. В цій статті ви дізнаєтесь, на що звернути увагу і як виконати всі формальності так, аби працівник міг безпечно і законно працювати.

Укладення трудових відносин

Для трудових відносин характерним є:

• особисте виконання роботи,
• підпорядкування працівника інструкціям роботодавця,
• виконання роботи у часі і місці, вказаним роботодавцем,
• отримування грошової винагороди за працю,
• понесення роботодавцем ризиків, зв’язаних з працею.

Трудові відносини починаються від дня, зазначеного в договорі, як дата початку виконання роботи, а якщо ця дата не вказана – то від дати укладення договору.

Якщо договір не був укладений в письмовій формі, роботодавець підтверджує працівникові в письмовій формі домовленості про сторони договору, вид договору та умови співпраці.

У трудовому договорі повинні бути зазначені сторони договору, адреса реєстрації господарської діяльності роботодавця (а якщо роботодавець є фізичною особою – то вказується адреса його проживання), вид договору, дата укладення договору, а також умови і оплата праці, зокрема:

• вид роботи/посада,
• місце (або місця), де виконуватиметься праця,
• винагорода за працю, відповідна до виду праці, із зазначенням складових частин винагороди,
• робочий час/ставка,
• день початку виконання роботи,
• у разі договору на випробувальний період:
  • тривалість договору або дата його закінчення і, якщо сторони так домовляться - положення про продовження договору на тривалість відпустки, а також будь-якої іншої обґрунтованої відсутності працівника на роботі,
  • строк, на який сторони мають намір укласти строковий договір у разі укладення договору на 1 або 2-місячний випробувальний термін, а також положення про продовження договору не більше ніж на один місяць, якщо це виправдано видом робіт,
• у разі укладення строкового договору - його тривалість та дата його закінчення.

Види трудових договорів

Трудові договори укладаються на:

• випробувальний період,
• термін, окреслений датами початку і закінчення договору,
• безстроковий термін.

Випробувальний договір зазвичай укладається на період не довший, ніж 3 місяці, з метою перевірки кваліфікації працівника і можливості його працевлаштування для виконання певного виду роботи. Сторони можуть домовитись, що договір буде продовжений на період, рівний тривалості відпустки та інших обґрунтованих відсутностей на роботі, якщо виникають такі обставини.

Договір на випробувальний термін  укладається на строк, що не перевищує:

• 1 місяць - у разі наміру укласти строковий трудовий договір менше 6 місяців,
• 2 місяці - якщо ви маєте намір укласти строковий трудовий договір тривалістю від 6 місяців до 12 місяців.

Повторне укладення трудового договору на випробувальний термін з одним і тим же працівником можливе тільки в тому випадку, якщо працівник буде працевлаштований до виконання іншого виду роботи/ змінює посаду.

Тривалість роботи за строковим трудовим договором і загальна тривалість працевлаштування на підставі строкових договорів, укладених між тими самими сторонами, не повинна перевищувати 33 місяців, а загальна кількість укладених строкових договорів не повинна перевищувати трьох.

Якщо період працевлаштування на підставі строкового трудового договору становить більше, ніж  33 місяці або якщо кількість укладених строкових договорів перевищує три,  працівник вважається працевлаштованим на підставі трудового договору на невизначений термін з наступного дня після закінчення цього терміну, або з дати укладення четвертого строкового договору.

Строковий договір - винятки

Вище вказані обмеження не поширюються на строкові трудові договори укладені у випадку:

1. заміни працівника під час його обґрунтованої відсутності на роботі,
2. виконання додаткових або сезонних робіт,
3. працевлаштування на строк наданих повноважень,
4. якщо роботодавець визначає об'єктивні причини, пов'язані з укладенням строкового договору: якщо його укладення служить для задовільнення фактичної періодичної потреби і є необхідним в цьому відношенні в світлі всіх обставин укладення договору. Ця мета або обставини справи повинні бути визначені в договорі шляхом надання інформації про об'єктивні причини, що обґрунтовують укладення такого договору.

Попередні медичні огляди

Попереднім медичним оглядам підлягають:

• особи, які оформлюються на роботу,
• працівники, перенесені на робочі місця, де присутні шкідливі або обтяжливі умови праці;
• молоді працівники (до 18 років) переведені на інші посади або до іншого виду роботи.

Медичні огляди проводяться на підставі направлення, виданого роботодавцем (необхідно вказати посаду і умови виконання роботи) і за рахунок роботодавця.

Інструктаж з охорони праці

Роботодавець не може допустити працівника до виконання роботи, якщо працівник  не володіє необхідними кваліфікаціями та навичками, а також достатнім знанням законів і правил про безпеку і гігієну в праці. Існує два види інструктажу в галузі безпеки та гігієни в праці - початковий та періодичний інструктаж. У сфері початкової підготовки розрізняємо:

• Загальний інструктаж - перш ніж бути допущеним до роботи,
• Інструктаж по місцю виконання праці - перед тим, як бути допущеним на роботу на конкретну посаду і у визначеному місці виконання праці.

Інструктаж по місцю виконання праці повинен проводитися перед прийняттям на роботу:

• працівника, найнятого на робочу або іншу посаду, де існує вплив шкідливих для здоров'я, обтяжливих або небезпечних факторів,;
• працівника, переведеного на згадану вище посаду ,
• студента, який має практичне навчання та студента, який проходить студентську практику.

Обов'язки роботодавця після найму працівника

Регламент праці визначає  права і обов'язки роботодавця і працівників, пов'язані з порядком і організацією роботи.

Окрім деяких винятків, кожний роботодавець, який наймає щонайменше 50 працівників, зобов'язаний створити регламент праці (стаття 104 § 2 Кодексу про працю).

Інформація про умови працевлаштування

Роботодавець зобов'язаний повідомити працівника в паперовому або електронному вигляді:

1) не пізніше, ніж протягом 7 днів від початку праці працівника щонайменше про:

а) денну та щотижневу норму робочого часу працівника,

б) денну та щотижневу кількість робочих годин працівника,

в) перерви працівників на роботі,

г) денну та тижневу норму відпочинку,

д) правила виконання понаднормової роботи та грошової компенсації за понаднормову роботу,

е) у разі позмінної роботи - правила переходу від зміни до зміни,

є) у випадку виконання праці в більше ніж одному місці – правила переміщення між місцями праці,

ж) невказані в договорі компоненти винагороди працівника і інші грошові або речові бонуси,

з) розмір оплачуваної відпустки, що належить працівнику, а якщо на день спорядження договору неможливо визначити її розмір, вказуються правила її визначення та надання,

и) правила припинення трудових відносин, включаючи формальні вимоги, тривалість строків повідомлення про припинення трудових відносин та термін звернення до суду з питань праці, або, якщо неможливо визначити тривалість періодів повідомлення про припинення трудових відносин вказується спосіб визначення таких періодів,

і) право працівника на навчання/ загальні принципи політики навчання, яке надає роботодавець,

ї) колективний договір або інші колективні домовленості, які поширюються на працівників, а у випадку колективного договору, укладеного за межами закладу праці спільними органами або установами, назва таких органів або установ;

й) у разі, якщо роботодавець не створив регламенту праці  - дата, місце, час і частота виплати винагороди за роботу, нічний час і спосіб підтвердження свого приїзду і присутності на роботі, а також спосіб виправдовування  відсутності на роботі;

2) не пізніше ніж через 30 днів з дня прийняття працівника на роботу - потрібно повідомити найменування управління соціального забезпечення, до якої надходять внески на соціальне забезпечення, пов'язані з трудовими відносинами, та інформацію про соціальне забезпечення, що надається роботодавцем (це не стосується випадку, коли працівник  сам вибирає управління соціального забезпечення).

Рівне ставлення в працевлаштуванні

Текст положень повинен надаватись в письмовій формі або в іншій формі,  прийнятій роботодавцем. Обов'язок поважати гідність працівника на робочому місці зобов'язує роботодавця, серед іншого, до:

• рівного ставлення до працівників,
• заборона прямої та непрямої дискримінації (також на етапі вербування).

Документація для працівників

Роботодавець, відразу після прийняття працівника, зобов'язаний до створювання і зберігання в паперовому або електронному вигляді документації працівника, що складається з особових справ та іншої документації у справах, пов'язаних з трудовими відносинами.

Для кожного працівника також ведеться окремий облік робочого часу, в тому числі інформація про:

• кількість відпрацьованих годин і час, в який починається і закінчується робота,
• кількість відпрацьованих вночі годин,
• кількість понаднормових годин,
• вільних від праці днів, із зазначенням назви їх надання,
• кількість годин тзв. дижуру, час його початку і закінчення, із зазначенням місця його виконання,
• лікарняні звільнення,
• характер і вимір виправданої відсутності на роботі;
• вимір невиправданої відсутності на роботі,
• робочий час неповнолітнього працівника на роботі, яку заборонено виконувати неповнолітнім, виконання яких допускається виключно з метою їх професійної підготовки.

Виплата заробітної плати

Закони гарантують працівнику  право на мінімальну заробітну плату, розмір якої визначається щорічно на підставі Закону про мінімальну заробітну плату.

Винагорода за роботу повинна бути встановлена таким чином, щоб відповідати в першу чергу виду виконуваної роботи і кваліфікаціям працівника, необхідним для її виконання, а також враховувати кількість і якість виконаних робіт.

Право до відпустки

Якщо працівник влаштувався на роботу вперше, в цьому календарному році він отримує право на відпустку на кінець кожного робочого місяця в розмірі 1/12 виміру відпустки, на яку він має право після закінчення року. Якщо він не використовує цю відпустку, місячні виміри сумуються. У кожному наступному календарному році працівник набуває право на наступну щорічну відпустку 1 січня, за умови, що він залишається цього дня в трудових відносинах.

Оцінка професійних ризиків

Роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника з оцінкою професійного ризику на тій посаді, на якій він виконує роботу.

Роботодавець зобов'язаний оцінювати і документувати професійні ризики, пов'язані з конкретною роботою, і вживати необхідних превентивних заходів для зменшення професійних ризиків.

Засоби індивідуального захисту та спецодяг та взуття

Роботодавець не може допускати працівника до роботи без засобів індивідуального захисту, одягу та робочого взуття, призначеного для використання на даній посаді. Роботодавець встановлює та зберігає для кожного співробітника реєстраційну картку для виділення одягу, робочого взуття та засобів індивідуального захисту, а також оплату грошового еквіваленту за використання власного одягу та взуття, і їх прання та обслуговування.

Соціальне страхування

Роботодавець зобов'язаний зареєструвати працівника в Управлінні соціального забезпечення протягом 7 днів з дня його працевлаштування. Роботодавець зобов'язаний забезпечити працівникові наступне страхування: пенсійне, лікарняне, від нещасних випадків, від хвороби та інвалідності.

Правова основа

• Трудовий кодекс від 26 червня 1974 року (Dz. 2022, пункт 1 510 t.j.)
• Регламент Міністра сім'ї, праці та соціальної політики від 10 грудня 2018 року про документацію працівників (Dz. U.P. 2369)
• закон про мінімальну заробітну плату за працю від 10 жовтня 2002 року (U. 2020, пункт 2207)
• Закон від 13 жовтня 1998 року про систему соціального страхування, Dz. U. 2022 р., пункт 1009, з поправками.)

Якщо ви наймаєте на роботу іноземця з третіх країн, обов'язково ознайомтесь з матеріалом доступним за посиланням -Як легально працевлаштувати іноземця — Państwowa Inspekcja Pracy (pip.gov.pl)