Przeciwdziałanie dyskryminacji i mobbingowi w świetle nowych przepisów

Przeciwdziałanie niepożądanym zachowaniom w miejscu pracy będzie skuteczniejsze. To za sprawą nowelizacji Kodeksu pracy, która wprowadza nowe obowiązki dla pracodawców, doprecyzowuje niejasną dotąd definicję mobbingu i ułatwia dochodzenie roszczeń.

Obowiązująca od 5 listopada 2026 r. nowelizacja Kodeksu pracy wzmacnia ochronę pracowników przed dyskryminacją, nierównym traktowaniem, molestowaniem, mobbingiem oraz naruszaniem godności i innych dóbr osobistych. Jej celem jest również doprecyzowanie przepisów, które dotychczas budziły wątpliwości interpretacyjne i utrudniały dochodzenie roszczeń.

Zmiany wprowadzone nowelizacją Kodeksu pracy z 19 czerwca 2026 r., opublikowaną w Dzienniku Ustaw z 2026 r. pod pozycją 1046, uwzględniają dorobek orzecznictwa oraz potrzebę skuteczniejszego przeciwdziałania niepożądanym zachowaniom w środowisku pracy, również w warunkach pracy zdalnej i przy wykorzystaniu nowoczesnych technologii. Z punktu widzenia pracodawcy po wejściu tych zmian w życie, tj. od 5 listopada 2026 r., nie wystarczy już wyłącznie reagować na stwierdzone naruszenia, konieczna będzie też systematyczna profilaktyka, sprawne rozpatrywanie zgłoszeń oraz wdrażanie działań naprawczych.

Celem zmian jest zwiększenie skuteczności ochrony pracowników, ograniczenie wątpliwości interpretacyjnych oraz zachęcenie pracodawców do podejmowania systematycznych działań, które mają zapobiegać niepożądanym zachowaniom w środowisku pracy. Znaczenie zacznie mieć nie tylko reagowanie na stwierdzone naruszenia, lecz także tworzenie bezpiecznego środowiska pracy opartego na szacunku, przejrzystych zasadach i obiektywnych kryteriach oceny pracowników.

Dyskryminacja: nowe zasady oceny

Formy dyskryminacji w zatrudnieniu, a także zachowania mogące stanowić naruszenie zasady równego traktowania pracowników, reguluje art. 18³^a Kodeksu pracy.

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 18³^a § 3 k.p. dyskryminacja bezpośrednia występuje wówczas, gdy pracownik z jednej lub kilku przyczyn określonych w § 1 tego przepisu jest traktowany w porównywalnej sytuacji mniej korzystnie niż jest, był lub byłby traktowany inny pracownik. Mowa w nim o tym, że pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Z kolei dyskryminację pośrednią (niezmieniony) art. 18³^a § 4 definiuje jako sytuację, w której pozornie neutralne postanowienie, kryterium lub działanie prowadzi lub może prowadzić do niekorzystnych dysproporcji bądź szczególnie niekorzystnej sytuacji dla wszystkich lub znacznej liczby pracowników należących do określonej grupy, wyróżnionej ze względu na jedną lub kilka przesłanek wskazanych w § 1, chyba że zastosowane rozwiązanie jest obiektywnie uzasadnione zgodnym z prawem celem, a środki służące jego osiągnięciu są właściwe i konieczne.

Ponadto, zgodnie z nową treścią art. 18³^a § 5 k.p., przejawem dyskryminacji jest również każde działanie mające na celu nakłonienie innej osoby do naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu lub nakazywanie jej takiego działania, a także molestowanie, rozumiane jako niepożądane zachowanie, którego celem lub skutkiem jest naruszenie godności pracownika i stworzenie wobec niego atmosfery zastraszającej, wrogiej, poniżającej, upokarzającej lub uwłaczającej. Szczególną postać dyskryminacji ze względu na płeć, jaką stanowi molestowanie seksualne, nadal reguluje art. 18^3a § 6 k.p. Wskazuje, że są to niepożądane zachowania o charakterze seksualnym lub odnoszące się do płci pracownika, które naruszają jego godność – niezależnie od tego, czy przybierają formę fizyczną, werbalną czy pozawerbalną.

Jedną z istotnych zmian art. 18^3a k.p. jest doprecyzowanie definicji dyskryminacji bezpośredniej. Od 5 listopada 2026 r. przy ocenie, czy pracownik został potraktowany mniej korzystnie, można uwzględnić nie tylko rzeczywiste traktowanie innych osób, lecz także to, jak potraktowano by pracownika znajdującego się w porównywalnej sytuacji. Oznacza to, że nie zawsze konieczne będzie wskazanie konkretnej osoby, która faktycznie otrzymała korzystniejsze warunki. Przykładem może być sytuacja, gdy pracodawca:

• odmówi zatrudnienia kandydatce, zakładając, że w przyszłości zajdzie ona w ciążę i będzie korzystać z uprawnień rodzicielskich,
• pominie pracownika przy awansie z powodu stereotypowego przekonania, że osoby w jego wieku nie nadają się na stanowiska kierownicze.

W obu przypadkach należy ocenić, czy decyzja była związana z obiektywnymi kryteriami zawodowymi, czy jednak z prawnie chronioną cechą.

Błędnie przypisana cecha

Ochrona przed dyskryminacją obejmuje również sytuacje, w których pracodawca błędnie przypisuje pracownikowi określoną cechę albo traktuje go gorzej ze względu na jego relację z inną osobą. Pierwszy przypadek określa się jako dyskryminację przez założenie, drugi – jako dyskryminację przez skojarzenie.

Przykładem dyskryminacji przez założenie może być np. odmowa awansu z powodu błędnego przekonania dotyczącego wyznania pracownika. Dyskryminacja przez skojarzenie może natomiast wystąpić, gdy pracownik jest gorzej traktowany ze względu na opiekę nad dzieckiem z niepełnosprawnością albo pozostawanie w związku z osobą określonej narodowości.

W praktyce oznacza to konieczność podejmowania decyzji kadrowych na podstawie obiektywnych przesłanek, a nie stereotypów, przypuszczeń czy osobistych uprzedzeń.

Łatwiej o zadośćuczynienie

Nowelizacja przewiduje zmiany dotyczące dochodzenia roszczeń z tytułu naruszenia zasady równego traktowania, w tym określenie minimalnych kwot zadośćuczynienia. Ich wysokość będzie zależeć od rodzaju naruszenia i spełnienia przesłanek określonych w ustawie.

Minimalna wysokość zadośćuczynienia będzie odpowiadać w przypadku dyskryminacji:

• incydentalnej – minimalnemu wynagrodzeniu za pracę,
• wielokrotnej – trzykrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę.

O przyznaniu świadczenia i jego wysokości rozstrzygają właściwe przesłanki prawne oraz okoliczności konkretnej sprawy. Samo zgłoszenie naruszenia nie oznacza automatycznego obowiązku wypłaty określonej kwoty.

Istotne znaczenie ma odwrócony ciężaru dowodu w sprawach dotyczących dyskryminacji. Podstawową zasadą dochodzenia roszczeń z tytułu dyskryminacji jest to, że pracownik jest zobowiązany jedynie do uprawdopodobnienia, że doszło do naruszenia zasady równego traktowania, poprzez wskazanie konkretnych okoliczności mogących świadczyć o dyskryminacji. To na pracodawcy ciąży obowiązek wykazania, że do zarzucanego naruszenia nie doszło, a jego działania były zgodne z zasadą równego traktowania i oparte na obiektywnych i uzasadnionych kryteriach. W praktyce oznacza to, że to pracodawca musi przedstawić argumenty i dowody podważające twierdzenia pracownika. Pomocne w tym zakresie mogą być w szczególności dokumenty, korespondencja, zeznania świadków oraz porównanie sytuacji pracowników wykonujących podobne obowiązki.

Molestowanie i ochrona godności

Pracodawca ma obowiązek chronić godność pracownika i przeciwdziałać zachowaniom naruszającym jego dobra osobiste. Molestowanie może polegać na niepożądanym zachowaniu, którego celem lub skutkiem jest naruszenie godności pracownika oraz stworzenie atmosfery zastraszającej, wrogiej, poniżającej, upokarzającej lub uwłaczającej.

Zachowania takie mogą przybierać różne formy – od obraźliwych komentarzy i poniżających wypowiedzi po niepożądane gesty czy zachowania fizyczne. Obowiązek ochrony nie ogranicza się zatem do reagowania na jawne zniewagi. Istotne jest również przeciwdziałanie praktykom, które naruszają prywatność, zdrowie, dobre imię lub inne dobra osobiste pracownika.

Nie każde niewłaściwe zachowanie będzie jednak automatycznie molestowaniem w rozumieniu przepisów antydyskryminacyjnych. Ocena wymaga uwzględnienia charakteru zachowania, jego skutków oraz pozostałych okoliczności sprawy.
Warto przy tym pamiętać, że zachowanie może naruszać godność lub inne dobra osobiste pracownika, nawet jeżeli nie spełnia wszystkich przesłanek mobbingu albo molestowania. W takich przypadkach konieczne jest ustalenie właściwej podstawy prawnej ochrony i ocena okoliczności konkretnej sprawy.

Ochrona przed odwetem

Istotnym elementem ochrony pracowników jest zakaz działań odwetowych. Osoba korzystająca z uprawnień wynikających z naruszenia prawa pracy nie powinna ponosić negatywnych konsekwencji z tego powodu. Ochrona obejmuje także osoby wspierające pracownika, np. współpracowników pomagających w zgłoszeniu nieprawidłowości lub występujących w charakterze świadków.

Działaniem odwetowym może być m.in.:

• nieuzasadnione pozbawienie premii,
• pogorszenie warunków zatrudnienia,
• pominięcie przy awansie,
• wypowiedzenie umowy pozostające w związku z dochodzeniem praw pracowniczych.

Rozwiązania te mają zapewnić pracownikom możliwość zgłaszania naruszeń bez obawy o negatywne konsekwencje zawodowe.

Przeciwdziałanie mobbingowi

Zmiany wprowadzone do Kodeksu pracy od 5 listopada 2026 r. doprecyzowują definicję mobbingu i zwiększają skuteczność ochrony pracowników.

Zgodnie z nową definicją, określoną w zmienionej treści art. 94³ k.p., mobbing oznacza zachowania polegające na uporczywym nękaniu pracownika. Zachowania te mogą mieć charakter fizyczny, werbalny lub pozawerbalny. Mogą pochodzić zarówno od przełożonych, jak i współpracowników, podwładnych lub grupy osób.

Znowelizowany art. 94³ k.p. wskazuje w § 4, co może wskazywać, że mamy do czynienia z mobbingiem. Otóż może on przejawiać się m.in. w postaci uporczywego:

1. upokarzania pracownika,
2. uwłaczania jego godności,
3. zastraszania,
4. zaniżania oceny jego przydatności zawodowej,
5. nieuzasadnionego krytykowania, poniżania lub ośmieszania pracownika,
6. utrudniania funkcjonowania w środowisku pracy, w szczególności w zakresie możliwości osiągania efektów pracy, wykonywania zadań służbowych, wykorzystywania posiadanych kompetencji, komunikacji ze współpracownikami lub dostępu do niezbędnych informacji,
7. izolowania pracownika lub eliminowania go z zespołu.

Mobbingiem są także działania podejmowane w wyniku nakazywania takich zachowań lub zachęcania do ich podejmowania. Zgodnie z nowymi przepisami uznanie zachowania za mobbing nie będzie uzależnione od wykazania, że sprawca działał w określonym celu lub że wystąpił konkretny skutek.

Wzorzec ofiary rozsądnej

Przy ocenie, czy określone zachowania stanowią mobbing, istotne znaczenie ma orzecznictwo Sądu Najwyższego. W wyroku z 22 lutego 2023 r. (sygn. akt I PSKP 8/22) Sąd Najwyższy wskazał, że ocena zachowań uznawanych za mobbing powinna być dokonywana obiektywnie, z uwzględnieniem wzorca tzw. rozsądnej ofiary, a nie wyłącznie na podstawie subiektywnych odczuć pracownika. Orzeczenie to zapadło na gruncie wcześniejszego brzmienia przepisów, dlatego jego tezy należy odnosić do nowych regulacji z uwzględnieniem zmienionej definicji mobbingu. Pozostaje ono jednak istotne dla zrozumienia, dlaczego ocena zachowań nie może opierać się wyłącznie na indywidualnym odczuciu osoby, która uważa się za pokrzywdzoną. Nie każde zachowanie, które pracownik odbiera jako przykre lub krzywdzące, będzie automatycznie mobbingiem. Jednocześnie brak zamiaru skrzywdzenia pracownika nie wyklucza uznania zachowania za mobbing, jeżeli spełnione są ustawowe przesłanki tego zjawiska.

Krytyka to jeszcze nie mobbing

Należy podkreślić, że w zmienionych regulacjach znalazło się wyraźne zastrzeżenie, że przełożony ma prawo wskazywać błędy, egzekwować obowiązki i wymagać poprawy, pod warunkiem że robi to w sposób zgodny z prawem i poszanowaniem godności pracownika. Nowe przepisy wyraźnie wskazują, że nie można uznać za mobbing uzasadnionego i wyrażonego we właściwej formie zachowania wobec pracownika, w szczególności rozliczenia go z powierzonej pracy oraz krytyki pracy (art.  94³ § 9 k.p.).

Podobne rozróżnienie wynika z wyroku Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z 21 stycznia 2013 r. (sygn. akt III APa 29/12). Sąd wskazał, że pojęcie mobbingu nie obejmuje zachowań pracodawcy dozwolonych prawem, a pracodawca ma prawo korzystać z uprawnień wynikających z podporządkowania pracowniczego, w szczególności z prawa kontroli i nadzoru nad wykonywaniem pracy. Uprawnienia te nie mogą jednak być wykonywane w sposób naruszający godność pracownika.

W praktyce oznacza to, że samo wydawanie poleceń, kontrolowanie wyników pracy czy wymaganie poprawy nie stanowi mobbingu. Inaczej należy oceniać sytuację, w której pracownik jest regularnie publicznie poniżany, ośmieszany lub pozbawiany możliwości prawidłowego wykonywania swoich zadań. Takie sygnały powinny zostać rzetelnie zbadane, a nie z góry uznane za zwykły konflikt w zespole.

Należy również pamiętać, że mobbing może dotyczyć osób pełniących funkcje kierownicze, jeżeli pozostają one pracownikami. W wyroku z 13 lutego 2024 r. (sygn. akt II PSKP 29/22) Sąd Najwyższy wskazał, że dyrektor szkoły będący jednocześnie jej pracownikiem może być ofiarą mobbingu. O możliwości zastosowania ochrony decydują zatem okoliczności sprawy i spełnienie właściwych przesłanek prawnych, a nie samo zajmowane stanowisko. Wyrok zapadł pod rządami obowiązujących dotychczas przepisów, jednak może mieć znaczenie dla oceny zachowań mobbingowych po zmianach w Kodeksie pracy.

Relacje w zespole

Przy ocenie zachowań w miejscu pracy należy uwzględnić również obowiązek przestrzegania zasad współżycia społecznego. W postanowieniu z 19 listopada 2024 r. (sygn. akt I PSK 36/24) Sąd Najwyższy podkreślił, że pracodawca powinien wpływać na kształtowanie właściwych relacji w zakładzie pracy, dbać o dobrą atmosferę, przeciwdziałać konfliktom i zapobiegać naruszaniu godności pracowników. Sąd zwrócił uwagę, że niedopuszczalne jest wzajemne odnoszenie się do siebie pracowników z użyciem słów obraźliwych, wulgarnych, obelżywych i obscenicznych. Naruszanie przez pracowników godności i dobrego imienia innych osób może uzasadniać zastosowanie konsekwencji przewidzianych w prawie pracy (np. odpowiedzialności porządkowej). Nie oznacza to jednak, że każde takie zachowanie automatycznie spełnia przesłanki mobbingu. Może ono stanowić odrębne naruszenie godności pracownika lub obowiązków pracowniczych i wymagać odpowiedniej reakcji pracodawcy.

Roszczenia ofiary mobbingu

Nowelizacja przewiduje również zmiany w zakresie roszczeń związanych z mobbingiem, w tym minimalnej wysokości zadośćuczynienia. W nowych przepisach wskazano próg sześciokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Wprowadzane rozwiązania doprecyzowują również zasady odpowiedzialności finansowej za mobbing. Pracodawca, który wypłacił pracownikowi zadośćuczynienie lub odszkodowanie z tego tytułu, będzie mógł dochodzić od osoby, od której pochodziły zachowania mobbingowe, zwrotu części poniesionej szkody (art. 94³ § 12 k.p.). Wysokość dochodzonej kwoty będzie uzależniona od stopnia winy w powstaniu szkody zarówno tej osoby, jak i pracodawcy.

W wyroku z 4 lipca 2023 r. (sygn. akt III PSKP 11/22) Sąd Najwyższy zwrócił uwagę na znaczenie odpowiedniej wysokości zadośćuczynienia za krzywdę doznaną wskutek mobbingu. Świadczenie powinno rzeczywiście rekompensować doznaną krzywdę, z uwzględnieniem czasu trwania niepożądanych zachowań, ich skutków zdrowotnych i pozostałych okoliczności sprawy. Orzeczenie podkreśla, że wysokość świadczenia nie powinna mieć wyłącznie symbolicznego charakteru.

Więcej obowiązków pracodawcy

Jednym z istotnych aspektów omawianych zmian jest podkreślenie konieczności systematycznego przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi. Obowiązki pracodawcy nie powinny ograniczać się do reagowania na zgłoszone przypadki naruszeń, lecz powinny obejmować również:

• działania profilaktyczne,
• wykrywanie nieprawidłowości, ich rzetelne wyjaśnianie oraz
• wdrażanie odpowiednich środków naprawczych.

Istotne jest także zapewnienie wsparcia osobom dotkniętym niepożądanymi zachowaniami.

Znaczenie takiego podejścia znajduje odzwierciedlenie w orzecznictwie Sądu Najwyższego. W wyroku z 6 października 2020 r. (sygn. akt I PK 55/19) podkreślono, że przeciwdziałanie mobbingowi powinno być realne i efektywne. Oznacza to, że samo formalne wprowadzenie procedury antymobbingowej nie jest wystarczające, jeżeli pracodawca nie podejmuje rzeczywistych działań zapobiegawczych ani nie reaguje właściwie na sygnały o nieprawidłowościach.

Realizacja tych obowiązków wymaga przyjęcia rozwiązań dostosowanych do specyfiki organizacji. Pracodawca powinien określić jasne zasady postępowania, zapewnić pracownikom dostępne kanały zgłaszania naruszeń oraz wskazać osoby odpowiedzialne za prowadzenie postępowań wyjaśniających. Procedury powinny regulować sposób rozpatrywania zgłoszeń, dokumentowania ustaleń i podejmowania działań po stwierdzeniu nieprawidłowości. Należy przy tym zadbać o bezstronność postępowań oraz przewidzieć rozwiązania pozwalające uniknąć konfliktu interesów, zwłaszcza gdy zgłoszenie dotyczy osoby odpowiedzialnej za jego rozpatrzenie.

Istotnym elementem przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi jest również profilaktyka, obejmująca m.in. szkolenia, działania informacyjne i monitorowanie relacji w miejscu pracy. W przypadku stwierdzenia naruszeń pracodawca powinien podejmować adekwatne działania, które mogą obejmować rozmowy wyjaśniające, środki organizacyjne, działania dyscyplinujące lub inne konsekwencje przewidziane przepisami prawa pracy. Skuteczność przyjętych rozwiązań zależy od ich rzeczywistego stosowania oraz dostosowania do wielkości organizacji, charakteru wykonywanej pracy i ryzyka występowania niepożądanych zachowań.

Systematyczne przeciwdziałanie

Przepisy Kodeksu pracy zobowiązują pracodawcę do podejmowania systematycznych działań przeciwdziałających dyskryminacji, mobbingowi oraz innym niepożądanym zachowaniom w miejscu pracy. Obowiązek ten obejmuje zarówno zapobieganie naruszeniom, jak i ich wykrywanie, wyjaśnianie, podejmowanie działań naprawczych oraz udzielanie wsparcia osobom poszkodowanym.

Działania profilaktyczne powinny obejmować informowanie pracowników o zasadach równego traktowania i zdrowej komunikacji, organizowanie szkoleń, promowanie właściwych standardów komunikacji oraz stosowanie przejrzystych kryteriów podejmowania decyzji kadrowych, w szczególności dotyczących wynagrodzeń, awansów i ocen pracowniczych. Istotne jest również zapewnienie bezpiecznych i dostępnych kanałów zgłaszania nieprawidłowości oraz przygotowanie kadry kierowniczej do właściwego zarządzania zespołem.

Znaczenie odpowiedniego przygotowania osób pełniących funkcje kierownicze podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 22 lutego 2023 r. (sygn. akt I PSKP 8/22), wskazując na konieczność doboru kadry zarządzającej i określania jej kompetencji z uwzględnieniem obowiązku przeciwdziałania mobbingowi. Szkolenia powinny zatem dotyczyć nie tylko rozpoznawania zachowań mobbingowych, lecz także prawidłowego przekazywania informacji zwrotnej, rozwiązywania konfliktów, prowadzenia rozmów dyscyplinujących oraz reagowania na zgłoszenia pracowników. Ich zakres należy dostosowywać do specyfiki organizacji, a skuteczność regularnie oceniać.

Przeciwdziałanie naruszeniom wymaga również monitorowania sytuacji w zakładzie pracy, analizowania zgłoszeń i identyfikowania problemów występujących w zespołach. Postępowania wyjaśniające powinny zapewniać bezstronne ustalenie okoliczności sprawy, wysłuchanie zainteresowanych osób oraz analizę dostępnych dokumentów i innych dowodów. Ważne jest przy tym budowanie zaufania do obowiązujących procedur i ochrona osób zgłaszających nieprawidłowości przed negatywnymi konsekwencjami dokonania zgłoszenia.

W przypadku stwierdzenia naruszeń pracodawca powinien podjąć działania adekwatne do ich charakteru i skutków. Mogą one obejmować przerwanie niepożądanych zachowań, skorygowanie nieuzasadnionych decyzji kadrowych, zmianę nieprawidłowych praktyk organizacyjnych oraz zastosowanie środków przewidzianych przepisami prawa. Niezbędne jest również wsparcie osób poszkodowanych i ograniczenie ryzyka ponownego wystąpienia podobnych zdarzeń.

Zasady na piśmie

Realizacja tych obowiązków wymaga ustalenia wewnętrznych zasad, procedur i częstotliwości działań profilaktycznych. Zgodnie z dodanym do Kodeksu pracy art. 94^3a pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników powinien uregulować kwestie związane z przeciwdziałaniem naruszaniu godności i innych dóbr osobistych pracowników, naruszaniu zasady równego traktowania, dyskryminacji oraz mobbingowi. Nie ma konieczności wprowadzania odrębnego dokumentu, jeżeli zagadnienia te zostały już odpowiednio uregulowane w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy.

Jeżeli przyjęcie odrębnych regulacji jest konieczne, pracodawca ustala je w formie regulaminu, z zachowaniem trybu przewidzianego w przepisach. Należy przy tym uwzględnić, że nowy art. 104¹ § 1 pkt 10 k.p. dopuszcza uregulowanie tych kwestii bezpośrednio w regulaminie pracy.

Dokumentacja wewnętrzna powinna określać standardy zachowania obowiązujące w organizacji, sposoby zgłaszania naruszeń, zasady prowadzenia postępowań wyjaśniających, działania podejmowane po stwierdzeniu nieprawidłowości oraz częstotliwość działań zapobiegawczych.

W celu prawidłowego dostosowania dokumentacji pracodawca powinien ustalić, czy osiąga wymagany próg zatrudnienia, sprawdzić, czy obowiązujące dokumenty obejmują wszystkie wymagane zagadnienia, a następnie – w razie potrzeby – przygotować odpowiedni regulamin i przeprowadzić wymagane uzgodnienia. Niezależnie od przyjętej formy dokumentacji powinien także monitorować skuteczność wdrożonych rozwiązań i aktualizować je w przypadku zmian organizacyjnych lub pojawienia się nowych zagrożeń.

Treść odrębnego regulaminu podlega uzgodnieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi zgodnie z zasadami określonymi w ustawie. Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja, należy uwzględnić przepisy dotyczące zasad reprezentacji i uzgadniania treści regulaminu. W przypadku braku wymaganego uzgodnienia w terminie 30 dni od przedstawienia projektu pracodawca ustala jego treść, biorąc pod uwagę ustalenia poczynione w toku rozmów. Jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, regulamin uzgadnia się z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym w danym zakładzie pracy.

Systematyczne przeciwdziałanie dyskryminacji i mobbingowi wymaga połączenia odpowiednich regulacji wewnętrznych z konsekwentnym stosowaniem ich w praktyce. Celem tych działań jest zapewnienie pracownikom bezpiecznego środowiska pracy, poszanowanie ich praw oraz skuteczne zapobieganie naruszeniom i reagowanie na nie.

Pół roku na procedury

Przepisy przejściowe ustawy nowelizującej Kodeks pracy określają termin na dostosowanie dokumentacji pracodawcy do nowych wymagań. Pracodawcy mają sześć miesięcy od wejścia w życie ustawy na dostosowanie regulaminu pracy do nowych wymagań albo wydanie regulaminu ustalającego reguły, procedury oraz częstotliwość działań w obszarach objętych nowelizacją.

Ponieważ nowe przepisy weszły w życie 5 listopada 2026 r., termin dostosowania dokumentacji upływa 5 maja 2027 r. W praktyce oznacza to konieczność przeanalizowania obowiązujących dokumentów, zidentyfikowania brakujących postanowień oraz ustalenia, czy wystarczy aktualizacja istniejących regulacji, czy konieczne będzie przyjęcie nowego dokumentu.

Krok po kroku

Przygotowanie organizacji warto rozpocząć od przeglądu obowiązujących procedur oraz ustalenia, które wymagania dotyczą danego pracodawcy. Następnie należy zweryfikować regulamin pracy i pozostałą dokumentację, określić sposób zgłaszania naruszeń oraz wyznaczyć osoby odpowiedzialne za ich rozpatrywanie.

Istotne jest również ustalenie zasad prowadzenia postępowań wyjaśniających, zapewnienie ochrony przed działaniami odwetowymi oraz określenie częstotliwości szkoleń i przeglądów przyjętych rozwiązań. Po wdrożeniu zmian należy poinformować pracowników o obowiązujących zasadach i dostępnych kanałach zgłoszeń.

Warto także regularnie oceniać skuteczność przyjętych procedur. Pozwala to nie tylko dostosować je do wymogów prawnych, lecz także wcześniej identyfikować problemy i ograniczać ryzyko ich eskalacji.