W przeddzień reformy Państwowej Inspekcji Pracy rozmawiamy z Głównym Inspektorem Pracy Marcinem Staneckim, który wyjaśnia, co się zmieni, na co mogą liczyć pracownicy i pracodawcy.
Zacznijmy od początku. 8 lipca 2026 r. wchodzą w życie ważne zmiany przepisów, na które Państwowa Inspekcja Pracy czekała wiele lat. Czy przedsiębiorcy słusznie obawiają się nowych uprawnień przyznanych Inspekcji Pracy? Co tak naprawdę się zmienia?
Powody do obaw mają wyłącznie nieuczciwi przedsiębiorcy, którzy wykorzystują swoją przewagę na rynku pracy i oferują niezgodne z prawem, a czasem wręcz niegodne warunki zatrudnienia. Proponując pracę z ominięciem Kodeksu pracy, pozbawiają zatrudnionych ich praw pracowniczych, w tym zapłaty za pracę nadliczbową, urlopu wypoczynkowego czy uprawnień związanych z rodzicielstwem. Od 8 lipca takie działania będą obarczone znacznie większym ryzykiem.
Przypominam, że 8 lipca nie zmieniają się żadne przepisy, które przesądzają o tym, z jaką umową mamy do czynienia. Nie zmienia się zawarta w Kodeksie pracy definicja stosunku pracy. Inspekcja będzie miała natomiast narzędzia do szybszej i skuteczniejszej walki z nadużywaniem umów cywilnoprawnych. Inspektorzy pracy zyskają na tym polu większe uprawnienia, a urząd otrzyma nowe możliwości analityczne, pomocne w typowaniu firm, w których ryzyko naruszeń prawa pracy jest największe. Pomoże nam w tym wymiana danych z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Krajową Administracją Skarbową. Nowe przepisy ułatwią też przeprowadzenie kontroli, bo inspektor będzie mógł wiele czynności prowadzić zdalnie.
Kiedy inspektor będzie miał podstawy, by podważyć prawidłowość zawartego kontraktu cywilnego? Jakie kryteria będą tu decydujące?
Ryzyko zakwestionowania współpracy rośnie – i to bez względu na nazwę umowy – gdy występują cechy charakterystyczne dla umowy o pracę. Zatem inspektor pracy zakwestionuje zawartą umowę cywilnoprawną, gdy w relacji występuje podporządkowanie organizacyjne, zleceniobiorca wykonuje polecenia zlecającego, pracuje w wyznaczonym mu miejscu i czasie, a ponadto po stronie wykonawcy nie występuje realne ryzyko gospodarcze. Ważne będzie więc, kto wydaje polecenia, czy zlecający kontroluje czas i sposób wykonywania zadań, czy wykonawca może korzystać z podwykonawców. Jeśli wykonawca nie ma realnej swobody organizacyjnej, w rzeczywistości działa w strukturze pracodawcy i pod jego nadzorem, to inspektor może mieć podstawy, żeby podważyć prawidłowość takiej relacji cywilnoprawnej. Każdy taki kontrakt i sposób jego wykonywania będzie jednak analizowany indywidualnie. Dla oceny, czy mamy do czynienia z etatem, mają bowiem znaczenie wszystkie okoliczności takiego zatrudnienia.
Na jakiej podstawie będą przeprowadzane pierwsze kontrole w tym zakresie – planowe czy na podstawie skarg?
Z uwagi na ogrom skarg, jakie wpływają w ostatnim czasie do Inspekcji Pracy, oczywiste jest, że właśnie skargami zajmiemy się w pierwszej kolejności. Nie wyklucza to jednak kontroli planowych.
Podmiot, który nie ma statusu pracodawcy, bo nie zatrudnia żadnej osoby na podstawie umowy o pracę, dotąd mógł być kontrolowany przez Inspekcję Pracy tylko w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kontroli legalności zatrudnienia. Teraz ten zakres się rozszerzy. Kogo będzie mogła objąć kontrola?
Będziemy mogli wejść do takiej firmy czy przedsiębiorcy także po to, aby skontrolować zawieranie umów cywilnoprawnych. Co więcej, taką kontrolą mogą być objęte nie tylko podmioty, które będą stosować umowy cywilnoprawne na dzień rozpoczęcia kontroli, ale też w okresie roku poprzedzającego jej wszczęcie. Dotąd brak statusu pracodawcy wiązał ręce inspektorowi pracy, uniemożliwiał podjęcie kontroli takiej firmy.
Do Inspekcji Pracy dochodzą sygnały, że są firmy, które do umów cywilnoprawnych wprowadzają nowe zapisy potwierdzające prawidłowość wyboru takiego kontraktu. Inne zbierają od zleceniobiorców oświadczenia, że świadomie wybrali oni kontrakt, nie chcą etatu. Czy takie działania będą skuteczne?
Absolutnie nie. Wiemy, że papier przyjmie wszystko. Ale nawet najbardziej wymyślna klauzula w umowie czy pisemne oświadczenie wykonawcy umowy cywilnoprawnej nie będą miały znaczenia, jeśli pracuje on w warunkach właściwych dla etatu. Ważne będą faktyczne warunki wykonywania pracy, a nie te wynikające z dokumentów, szczególnie jeśli mijają się z rzeczywistością.
Czy przyznanie kontraktorowi tych samych benefitów, co pracownikom, może być postrzegane jako argument za etatem?
To zależy od sytuacji. Warunki udostępnienia różnego rodzaju benefitów, jak choćby abonament medyczny, mogą być odmiennie określone dla pracowników i współpracowników i przez to mniej kontrowersyjne. Jednak już przyznanie kontraktorom dni wolnych od pracy w wymiarze kodeksowym, 20 czy 26 dni rocznie, może być argumentem przemawiającym za uznaniem ich za zatrudnionych w ramach stosunku pracy. Szczególnie gdy współpracownik będzie musiał uzyskać zgodę na jego wykorzystanie. Podkreślam jednak, że każda sprawa będzie badana szczegółowo i indywidualnie, a decyzje nie będą podejmowane automatycznie. Przy ocenie, z jaką umową mamy do czynienia, kluczowy będzie całokształt warunków i zasad współpracy.
Czy zmiana umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę na skutek wydania przez inspektora pracy polecenia będzie się odbywała w jakimś konkretnym trybie i terminie?
Przed wydaniem polecenia inspektor pracy wysłucha obu stron co do charakteru łączącego je stosunku prawnego. Ta część postępowania ma dać stronom szansę na dogadanie się. Jeśli strony nie doprowadzą do stanu zgodnego z prawem, inspektor pracy wyda w tej sprawie polecenie i będzie oczekiwał jego wykonania do czasu zakończenia czynności kontrolnych.
Jeśli polecenie nie przyniesie skutku, inspektor będzie mógł skierować sprawę do okręgowego inspektora pracy. Jakie będzie on miał możliwości odnośnie do rozstrzygnięcia sprawy?
Okręgowy inspektor pracy oceni całokształt zebranego materiału pokontrolnego. Jeśli zgodzi się z wnioskami inspektora pracy, tj. uzna, że praca odbywa się w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy, będzie miał dwie możliwości – albo wyda decyzję administracyjną stwierdzającą istnienie stosunku pracy, albo skieruje powództwo do sądu o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy. Ten drugi wariant będzie stosowany w szczególności, gdy okręgowy inspektor pracy uzna, że w danej sprawie przekształcenie umowy cywilnoprawnej w etat powinno nastąpić ze skutkiem wstecznym. Strony będą mogły odwołać się do sądu od decyzji okręgowego inspektora pracy, składając odwołanie za jego pośrednictwem w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji. Na tym etapie okręgowy inspektor pracy będzie mógł uznać odwołanie w całości za słuszne i zmienić lub uchylić zaskarżoną decyzję. W przeciwnym wypadku przekaże je do sądu.
Zgromadzony materiał dowodowy może nie budzić wątpliwości, czy mamy do czynienia z etatem. Pojawi się jednak problem z ustaleniem, na jaki okres powinna być zawarta umowa, w jakim wymiarze czasu pracy czy też za jakim wynagrodzeniem. Jakich decyzji w tym zakresie można się wtedy spodziewać?
Ustawa mówi jasno. Jeżeli materiał dowodowy zgromadzony przez okręgowego inspektora pracy nie pozwoli na ustalenie rodzaju umowy o pracę, zostanie wskazana umowa na czas nieokreślony. Gdy będzie to dotyczyć wymiaru czasu pracy – zostanie wskazany pełny etat. A w przypadku braku możliwości ustalenia wysokości wynagrodzenia za pracę, zostanie wskazane minimalne wynagrodzenie za pracę.
Od kiedy decyzja okręgowego inspektora pracy będzie wywoływać skutki prawne dla stron i jakie to będą skutki?
Decyzja będzie wywoływała skutki prawne, jakie wiążą się ze stwierdzeniem istnienia stosunku pracy, na gruncie przepisów prawa pracy, prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego oraz obowiązkowych wpłat na fundusze, od daty jej wydania. Ale decyzja stanie się wykonalna dopiero z dniem następującym po tym, w którym upłynie termin do wniesienia odwołania (jeśli żadna ze stron go nie wniesie), albo z dniem prawomocnego orzeczenia sądu, albo z dniem nadania decyzji rygoru natychmiastowej wykonalności.
W przypadku osób podlegających szczególnej ochronie przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę, decyzja okręgowego inspektora pracy będzie mogła działać natychmiast. Stanie się tak po nadaniu jej rygoru natychmiastowej wykonalności. Chodzi tu przede wszystkim o kobiety w ciąży i osoby w wieku przedemerytalnym. Na postanowienie nadające takiej decyzji rygor natychmiastowej wykonalności stronie będzie przysługiwać zażalenie.
Czy nowe zasady dotyczą również umów, które zostały zawarte przed 8 lipca? A jak będzie z umowami, które zakończyły się przed tą datą? Co stanie się ze skargą, która wpłynie po zmianie przepisów, a będzie dotyczyć umowy, która już została rozwiązana?
W myśl zmienionych przepisów nowy tryb postępowania kontrolnego może dotyczyć umów trwających na dzień wejścia w życie przepisów, tj. 8 lipca. Wykonawca umowy, która została rozwiązana przed wejściem w życie nowych przepisów, powinien się zwrócić do sądu pracy. Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się po upływie 3 lat od daty ich wymagalności.
Jakie korzyści przyniesie zmiana nieprawidłowo podpisanej umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę?
Umowa cywilnoprawna to kontrakt, który w zasadzie nie ma żadnych ograniczeń, jeśli chodzi o warunki współpracy ustalone przez strony. Może więc przewidywać nielimitowaną pracę, w tym w niedziele i święta, a zapis o przerwach od wykonywania kontraktu jest tu raczej wyjątkiem, a nie regułą. Taki kontrakt może zostać rozwiązany w każdej chwili. Jeśli zleceniobiorca nie przystąpi do ubezpieczenia chorobowego, które jest dobrowolne, może też zapomnieć, że w razie choroby dostanie z ZUS zasiłek.
Po uzyskaniu statusu pracownika taka osoba nabędzie prawo do wszystkich kodeksowych uprawnień. A tych jest bardzo dużo. Wśród najważniejszych jest ochrona przed niekończącym się zawieraniem umów na czas określony, a także przed nieuzasadnionym rozwiązaniem umowy o pracę. Pracownik może liczyć na świadczenia za czas choroby czy macierzyństwa, na płatne zwolnienia od pracy w licznych okolicznościach wymienionych w przepisach. Ma też prawo do urlopu wypoczynkowego. Niezmiernie ważne są również przepisy o czasie pracy. Bardzo szczegółowo limitują czas pracy, przewidują prawo pracowników do odpoczynków dobowych i tygodniowych, a przekraczanie tych norm wiąże się albo z odbiorem wolnych godzin, albo z zapłatą za pracę nadliczbową.
W tym kontekście wielokrotnie odnosiłem się też do sytuacji studentów. Owszem, przy zleceniu oszczędzą na składkach ZUS i podatku. Ale przy etacie nadal nie płacą podatku do ukończenia 26. roku życia, a zyskują wszystkie uprawnienia pracownicze. A to oznacza na przykład, że nie będą pracować latem bez limitu godzin, a jeśli te normy przekroczą – dostaną dodatkowe pieniądze. Uzyskają też prawo do urlopu, a jeśli go nie wykorzystają, dostaną z tego tytułu ekwiwalent pieniężny. Opłacając składki w ZUS, mogą liczyć na to, że w razie choroby czy wypadku będą objęci pełną ochroną ubezpieczeniową i dostaną zasiłek za czas niezdolności do pracy. Sumarycznie więc na zmianie umowy – oczywiście jeśli są do tego podstawy – mogą zyskać, a nie stracić.
Co ważne, wydanie decyzji o ustaleniu stosunku pracy nie będzie mogło być podstawą jakiegokolwiek niekorzystnego traktowania pracownika. W szczególności nie będzie mogło stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie stosunku pracy lub jego rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.
Czy zamiast skargi zatrudniony będzie mógł wnieść wniosek o wydanie interpretacji, czy faktycznie jego zatrudnienie wyczerpuje przesłanki zatrudnienia pracowniczego?
Narzędziem prawnym, które przysługuje zatrudnionemu, jest skarga. Rozpatrujemy je bez żadnych kosztów po stronie skarżącego. Wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej będzie narzędziem służącym podmiotom zatrudniającym. Za jego rozpatrzenie będziemy pobierać opłatę w wysokości 40 zł. Interpretacja ma na celu rozwianie wątpliwości, czy w danym przypadku mamy do czynienia ze stosunkiem pracy w rozumieniu art. 22 § 1 Kodeksu pracy.
Chcę przy tej okazji podkreślić dwie ważne kwestie. Po pierwsze, wniosek o wydanie interpretacji ma sens, gdy podamy w nim szczegółowo wszystkie rzeczywiste warunki współpracy. Tylko wtedy wydana w sprawie interpretacja będzie chronić podmiot, który się do niej zastosuje. Po drugie, na wniosek może być za późno. Pozostanie on bez rozpatrzenia, jeśli będzie dotyczył stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, które w dniu złożenia wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej są już przedmiotem toczącego się postępowania administracyjnego prowadzonego przez Inspekcję Pracy lub Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Ważne zmiany dotyczą też samego sposobu prowadzenia kontroli – wiele czynności będzie można wykonać zdalnie. Które to czynności?
Reforma przewiduje kontrole zdalne oraz elektroniczne dokumentowanie czynności kontrolnych w uzasadnionych przypadkach, jeżeli nie będzie to stało w sprzeczności z celem kontroli i może usprawnić jej przeprowadzenie lub przemawia za tym charakter prowadzonej przez kontrolowanego działalności. Inspektor pracy będzie mógł m.in. żądać przeprowadzenia transmisji online, aby skontrolować dokumenty, wysłuchać strony czy przesłuchać podmiot kontrolowany. Będzie też mógł żądać przedłożenia w postaci elektronicznej akt osobowych, innych dokumentów związanych z zatrudnieniem, wykonywania odpisów, wyciągów z dokumentów czy kopii, a także potrzebnych do kontroli zestawień i obliczeń. Polecenie, protokół z kontroli oraz decyzja będą mogły zostać utrwalone w postaci elektronicznej. W przypadku kontroli prowadzonej zdalnie inspektor pracy będzie okazywał legitymację służbową i przekazywał upoważnienie do kontroli za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Czy Państwowa Inspekcja Pracy będzie sprawdzać, czy decyzja o stwierdzeniu stosunku pracy została wykonana?
Skontrolowany podmiot, do którego zostanie skierowana decyzja o stwierdzeniu istnienia stosunku pracy, będzie miał obowiązek poinformować – na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej – o jej realizacji odpowiedni organ Państwowej Inspekcji Pracy z upływem terminów określonych w decyzji lub po jej uprawomocnieniu. Po wydaniu decyzji planujemy też rekontrole, aby upewnić się, że zostały one wykonane i w jakim zakresie.
Jaka kara grozi przedsiębiorcy, który stosuje umowę cywilnoprawną zamiast umowy o pracę? W jakiej wysokości mandat będzie mógł wydać sam inspektor?
Obecne stawki nie były zmieniane od 19 lat i przez to nie spełniały roli odstraszającej od łamania prawa. Po zmianach wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko prawom pracownika określone w art. 281-283 Kodeksu pracy, a takim jest m.in. zawarcie pozornej umowy cywilnoprawnej w miejsce umowy o pracę, zostanie podniesiona. Minimalnie będzie to 2000 zł, zamiast dotychczasowego 1000 zł, a maksymalna grzywna, nakładana przez sąd w postępowaniu wykroczeniowym, wzrośnie do 60 000 zł w miejsce dotychczasowego limitu 30 000 zł.
Wysokość maksymalnej grzywny, jaką może nałożyć inspektor pracy w postępowaniu mandatowym, zostanie podwyższona z dotychczasowych 2000 zł do 5000 zł, a w przypadku recydywy – z 5000 zł do 10 000 zł.
Warto podkreślić, że jeśli skutkiem kontroli kontraktu będzie decyzja przekształcająca go w umowę o pracę, grzywna będzie wymierzana niejako z automatu, w wysokości zależnej od okoliczności sprawy.
Przepisy przewidują abolicję dla przedsiębiorców, którzy w ciągu 12 miesięcy od wejścia w życie przepisów dobrowolnie zmienią nieprawidłowo zastosowaną umowę cywilnoprawną w umowę o pracę. Czy będzie to miało zastosowanie także w sytuacji, gdy nastąpi to już po złożeniu przez pracownika skargi w tej sprawie i podjęcia kontroli w firmie przez inspektora pracy?
Nawet gdy inspektor pracy podejmie czynności kontrolne, na abolicję nie będzie za późno. Z tej możliwości mogą skorzystać podmioty, które przeanalizują i przekwalifikują kontrakty w umowy o pracę dobrowolnie, także po wydaniu w tej sprawie polecenia przez inspektora pracy podczas kontroli.
Lepiej jednak wykazać się zapobiegliwością i nie czekać na kontrolę?
Na pewno nadużywanie umów cywilnoprawnych będzie teraz obarczone znacznie większym ryzykiem. Szybsze i skuteczniejsze postępowanie inspektorów pracy, a także wyższe kary mogą zmobilizować do zmiany praktyki zatrudniania na kontraktach.
Wpływ na to będzie miała również wizja szybszych postępowań sądowych, które mogą znacznie częściej kończyć się wygraną pracownika. Dotąd wiele przegranych spraw wynikało z ciągnących się latami procesów, kiedy walka o etat przestała mieć jakikolwiek sens.
Od nadużywania umów cywilnoprawnych powinno odstraszyć jeszcze jedno uprawnienie przysługujące słabszej stronie. Otóż w sprawie o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy albo w sprawie odwołania od decyzji okręgowego inspektora pracy w przedmiocie stwierdzenia istnienia stosunku pracy sąd może udzielić zabezpieczenia. Polega ono na tym, że umowę w trakcie postępowania będzie można zmienić, wypowiedzieć lub rozwiązać jedynie na zasadach określonych w przepisach prawa pracy dotyczących powszechnej i szczególnej ochrony pracowników przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę. Dodatkowo, jeśli przemawiać będzie za tym potrzeba ochrony praw pracownika, a istnienie stosunku pracy zostanie uprawdopodobnione, sąd będzie mógł unormować prawa i obowiązki stron umowy na czas trwania postępowania.
Wierzę, że wszystkie rozwiązania wprowadzone nowymi przepisami przyczynią się do ochrony najsłabszych na rynku pracy.
