Aby legalnie zatrudnić na terytorium Polski cudzoziemca niebędącego obywatelem kraju członkowskiego Unii Europejskiej (UE), Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG – Norwegia, Islandia i Lichtenstein) lub Szwajcarii (tzn. obywatelowi państwa trzeciego), muszą być spełnione łącznie następujące warunki:
- Cudzoziemiec legalnie przebywa na terytorium Polski, tzn. posiada odpowiednie dokumenty pobytowe (np. wizę lub kartę pobytu).
- Podstawa pobytu cudzoziemca na terytorium Polski pozwala na wykonywanie pracy (nie jest to np. wiza turystyczna lub inny dokument wykluczający podjęcie pracy).
- Pracodawca uzyskał dla danego cudzoziemca zezwolenie na pracę albo oświadczenie wpisane do ewidencji oświadczeń przez starostę powiatu (dotyczy obywateli Ukrainy, Białorusi, Mołdawii, Gruzji i Armenii); inna możliwość to uzyskanie przez samego cudzoziemca zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, czyli tzw. zezwolenia jednolitego; obywatel Ukrainy może pracować na podstawie powiadomienia złożonego przez pracodawcę na portalu: praca.gov.pl
- Przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca pracodawca zawarł z nim pisemną umowę.
- Praca odbywa się na warunkach oraz na stanowisku pracy określonych w zezwoleniu, oświadczeniu lub powiadomieniu.
Pracodawca zatrudniający cudzoziemca na terenie Polski ma obowiązek:
żądać od cudzoziemca spoza obszaru UE/EOG lub Szwajcarii przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Polski przez okres wykonywania pracy przez cudzoziemca (w szczególności wizy lub karty pobytu);
przechowywać kopię tego dokumentu przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca oraz dodatkowo przez 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą wykonywania pracy przez cudzoziemca uległ rozwiązaniu lub wygasł. Jednak w przypadku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę obowiązuje wskazany w odpowiednich przepisach okres przechowywania akt osobowych pracownika, w których kopia ta powinna być umieszczona.
Wizy przeznaczone typowo do wykonywania pracy na terytorium Polski to wizy, w których cel wydania został oznaczony jako:
- „05a” – w celu wykonywania pracy na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, wpisanego do ewidencji oświadczeń przez starostę powiatu;
- „05b” – w celu wykonywania pracy sezonowej;
- „06” – w celu wykonywania pracy, której nie obejmują powyższe wizy, tj. najczęściej na podstawie zezwolenia na pracę.
Wyżej wymienione rodzaje wiz nie są jednak jedynymi, które pozwalają cudzoziemcowi podjąć legalną pracę na terytorium Polski. Z obowiązujących przepisów wynika bowiem zasada, że dokument pobytowy odpowiedni do wykonywania pracy (wraz z zezwoleniem na pracę, jeśli w danym przypadku jest ono wymagane, ewentualnie oświadczeniem wpisanym do ewidencji) stanowi każda wiza wydana przez polskie organy (typu „C” – wiza Schengen, krótkoterminowa lub typu „D” – wiza krajowa, długoterminowa), niezależnie od celu jej wydania oraz każde zezwolenie na pobyt czasowy, z wyjątkiem wiz i zezwoleń wskazanych w przepisach jako wykluczające podjęcie pracy - cudzoziemiec nie może legalnie pracować, gdy przebywa w Polsce na podstawie:
- polskiej wizy, której cel wydania został oznaczony symbolem:
- „01” – cel turystyczny,
- „02” – odwiedziny u rodziny lub przyjaciół,
- „11" – kształcenie się lub szkolenie w innej formie niż studia lub szkolenie zawodowe,
- „14” – leczenie,
- „20” – korzystanie z ochrony czasowej,
- „23” – inny cel (z wyłączeniem sytuacji, gdy wiza została wydana w celu korzystania z Karty Polaka);
- zezwolenia na pobyt czasowy udzielonego na podstawie art. 181 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach.
Zgodnie z ogólną zasadą cudzoziemiec spoza obszaru UE/EOG i Szwajcarii jest zobowiązany posiadać zezwolenie na pracę. Uzyskanie tego dokumentu jest obowiązkiem przyszłego pracodawcy. O jego wydanie pracodawca powinien zwrócić się do właściwego wojewody, ewentualnie starosty powiatu – w przypadku zezwolenia na pracę sezonową. Obowiązek posiadania zezwolenia na pracę jest spełniony także wówczas, gdy na wniosek cudzoziemca zostało wydane zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, zwane również zezwoleniem jednolitym. Na podstawie jednego dokumentu uprawnia ono cudzoziemca zarówno do pobytu, jak i do pracy w Polsce.
Zwolnieni z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę są m.in. obcokrajowcy będący:
- posiadaczami ważnej Karty Polaka;
- małżonkami obywatela polskiego – jeżeli posiadają zezwolenie na pobyt czasowy na terytorium Polski udzielone w związku z zawarciem małżeństwa;
- posiadaczami ważnej polskiej wizy o symbolu „21”; tj. wydanej w celu humanitarnym;
- lekarzami, lekarzami dentystami, pielęgniarkami, położnymi lub ratownikami medycznymi uprawnionymi do wykonywania zawodu na terytorium RP;
- posiadaczami otrzymanego w Rzeczypospolitej Polskiej: statusu uchodźcy, ochrony uzupełniającej, zgody na pobyt ze względów humanitarnych, zgody na pobyt tolerowany, zezwolenia na pobyt stały lub zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE bądź korzystającymi z ochrony czasowej w Polsce;
- osobami ubiegającymi się o udzielenie ochrony międzynarodowej i posiadający ważne zaświadczenie wydane przez Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców.
Jeżeli sprawa dotycząca udzielenia ochrony międzynarodowej nie została załatwiona w terminie 6 miesięcy od dnia złożenia wniosku i opóźnienie nie nastąpiło z winy cudzoziemca, na jego wniosek Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców wydaje zaświadczenie, które wraz z tymczasowym zaświadczeniem tożsamości cudzoziemca uprawnia tę osobę do wykonywania pracy na terytorium Polski bez zezwolenia na pracę. Zaświadczenie to jest ważne do dnia, w którym decyzja w sprawie udzielenia ochrony międzynarodowej stanie się ostateczna.