Zgodnie z art. 66 ust. 2 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, „pracownik ma prawo do określonych w ustawie dni wolnych od pracy i corocznych płatnych urlopów”. Rozwinięciem tej zasady jest art. 152 § 1 Kodeksu pracy, który stanowi, że „pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego”. Celem urlopu jest rzeczywisty wypoczynek i regeneracja sił pracownika, dlatego w okresie wolnym od pracy co do zasady nie powinien on pozostawać w stałej gotowości do wykonywania obowiązków służbowych.
Co do zasady pracownik nie ma obowiązku pozostawania w dyspozycji pracodawcy poza czasem pracy ani podczas urlopu wypoczynkowego, chyba że wynika to z przepisów, charakteru zajmowanego stanowiska.
Oznacza to, że w czasie urlopu pracownik powinien mieć możliwość pełnego korzystania z prawa do wypoczynku. Nie musi regularnie sprawdzać służbowej poczty elektronicznej, odbierać telefonów służbowych ani reagować na bieżące sprawy zawodowe. W konsekwencji telefon służbowy może zostać pozostawiony w miejscu pracy, o ile pracodawca nie wprowadził odmiennych zasad dotyczących jego przechowywania lub użytkowania.
Podobnie po zakończeniu dnia pracy pracownik nie jest zobowiązany do stałego monitorowania skrzynki e-mail czy odbierania połączeń służbowych. Wymaganie ciągłej dostępności mogłoby prowadzić do naruszenia prawa do odpoczynku dobowego i tygodniowego. Wyjątkiem są sytuacje, w których pracownik pełni dyżur lub z uwagi na specyfikę stanowiska został zobowiązany do pozostawania w gotowości do podjęcia określonych działań. W takich przypadkach obowiązki i zasady kontaktu powinny być jasno określone przez pracodawcę.
Należy jednak pamiętać, że Kodeks pracy przewiduje wyjątkową możliwość odwołania pracownika z urlopu. Zgodnie z art. 167 § 1 Kodeksu pracy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wtedy, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Jednocześnie, zgodnie z § 2 tego przepisu, pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.
Przepis ten pokazuje, że kontaktowanie się z pracownikiem przebywającym na urlopie powinno mieć charakter wyjątkowy. Jeżeli pracodawca oczekuje od pracownika podjęcia czynności służbowych, rozwiązania problemu lub stawienia się do pracy z uwagi na nieprzewidziane okoliczności, taka sytuacja może być traktowana jako faktyczne przerwanie urlopu i odwołanie pracownika z urlopu, ze wszystkimi konsekwencjami wynikającymi z art. 167 Kodeksu pracy. Nie można więc przyjmować, że pracownik w trakcie urlopu pozostaje stale do dyspozycji pracodawcy tylko dlatego, że posiada telefon służbowy lub dostęp do służbowej poczty elektronicznej.
Podsumowując, pracownik korzystający z urlopu wypoczynkowego lub czasu wolnego od pracy co do zasady nie musi mieć przy sobie telefonu służbowego ani kontrolować służbowej skrzynki e-mail, a telefon służbowy może pozostawić w pracy, jeżeli pracodawca nie określił innych zasad dotyczących korzystania z powierzonych narzędzi pracy. Prawo do urlopu i odpoczynku oznacza, że pracownik powinien mieć możliwość rzeczywistego oderwania się od obowiązków zawodowych i regeneracji sił, bez konieczności pozostawania w bieżącej gotowości do wykonywania pracy. Stała dostępność pracownika podczas urlopu byłaby trudna do pogodzenia z celem urlopu wypoczynkowego, a podejmowanie w tym czasie obowiązków służbowych może prowadzić do uznania, że urlop został zakłócony lub faktycznie przerwany.