Pracownik był zatrudniony od 1 lipca do 20 października 2025 r., a u pracodawcy obowiązuje termin wypłaty składników zmiennych wynagrodzenia do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego wynagrodzenie dotyczy. W okresie zatrudnienia pracownik otrzymał:
– wynagrodzenie zmienne za lipiec w dniu 8 sierpnia,
– wynagrodzenie zmienne za sierpień w dniu 10 września,
– wynagrodzenie zmienne za wrzesień w dniu 10 października,
– wynagrodzenie zmienne za październik wypłacone w dniu ustania stosunku pracy, tj. 20 października 2025 r.
Pracownik nabył prawo do ekwiwalentu pieniężnego za urlop w październiku 2025 r., w dniu rozwiązania stosunku pracy.
Jak należy stosować zapisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, zgodnie z którymi podstawę ekwiwalentu urlopowego ze zmiennych składników wynagrodzenia za okres do jednego miesiąca stanowi średnia wysokość tych składników z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, w sytuacji gdy zatrudnienie pracownika trwa nieco ponad trzy miesiące, np. 3 miesiące i 20 dni, a u danego pracodawcy wynagrodzenie zmienne wypłacane jest 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni? Jak w takim przypadku prawidłowo określić trzy miesięczne okresy wypłat stanowiące podstawę obliczenia ekwiwalentu?
Zasady ustalania podstawy ekwiwalentu reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop dalej: rozporządzenie urlopowe.
Zgodnie z § 16 ust. 1 rozporządzenia, składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc (z wyjątkiem wskazanych w § 7) uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z okresu 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, o ile zostały one w tym okresie wypłacone.
W opisanym przypadku pracownik nabył prawo do ekwiwalentu w październiku 2025 r., a zatem miesiącami poprzedzającymi są: lipiec, sierpień i wrzesień. Prawidłowa wykładnia § 16 ust. 1 oznacza, że uwzględnia się wyłącznie te składniki, które zostały faktycznie wypłacone w tych trzech miesiącach, niezależnie od tego, jakiego okresu dotyczą.
Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że:
- 8 sierpnia wypłacono wynagrodzenie zmienne za lipiec,
- 10 września wypłacono wynagrodzenie zmienne za sierpień,
- 10 października wypłacono wynagrodzenie zmienne za wrzesień.
W związku z tym należy podkreślić, że wypłata dokonana 10 października — choć dotyczy wynagrodzenia za wrzesień — nie może być uwzględniona przy ustalaniu podstawy ekwiwalentu, ponieważ została wypłacona w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu, a nie w miesiącach go poprzedzających.
W konsekwencji podstawę wymiaru mogą stanowić jedynie dwie wypłaty dokonane w sierpniu i wrześniu.
W takiej sytuacji zastosowanie znajduje § 16 ust. 3 rozporządzenia, który stanowi, że do ustalania podstawy ekwiwalentu stosuje się odpowiednio § 11.
Zgodnie z § 11 ust. 2, jeżeli pracownik otrzymał składniki zmienne za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy, podstawę stanowi wynagrodzenie wypłacone za okres faktycznie przepracowany.
Oznacza to, że brak trzech pełnych miesięcy wypłat nie stanowi przeszkody do ustalenia podstawy ekwiwalentu. Pracodawca przyjmuje wynagrodzenia zmienne wypłacone w okresie, w którym pracownik rzeczywiście świadczył pracę, i oblicza podstawę zgodnie z zasadą z § 11 ust. 2.
W opisanym stanie faktycznym do podstawy ekwiwalentu wchodzą więc jedynie wynagrodzenia zmienne wypłacone 8 sierpnia i 10 września. Wynagrodzenie wypłacone 10 października nie jest uwzględniane, gdyż nie spełnia wymogu wypłaty w miesiącach poprzedzających miesiąc nabycia prawa. Podstawę ustala się zgodnie z § 11 ust. 2 w zw. z § 16 ust. 3 rozporządzenia — z okresu faktycznie przepracowanego, nawet jeśli obejmuje on jedynie dwie wypłaty składników zmiennych.