Państwowa Inspekcja Pracy

  • RSS
  • Wersja tekstowa
30.07.2021

Co to jest świadectwo pracy?

Świadectwo pracy jest dokumentem wydawanym pracownikowi przez pracodawcę
w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem umowy o pracę. Ten obowiązek dotyczy każdego rodzaju umowy o pracę, czyli umowy na czas nieokreślony, określony i na okres próbny, i ma charakter bezwzględny. Zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy w świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego dotyczące m.in.:

  1. wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy;
  2. okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 Kodeksu pracy
  3. urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku;
  4. wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia;
  5. wykorzystanego urlopu ojcowskiego;
  6. wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia;
  7. wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia;
  8. okresu, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 1868 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy;
  9. zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
  10. liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
  11. okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych;
  12. okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;
  13. wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy;
  14. okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty;
  15. zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym;
  16. należności ze stosunku pracy uznanych i nie zaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych;
  17. informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach - na żądanie pracownika.

Treść świadectwa pracy, sposób i tryb jego wydania, prostowania zostały szczegółowo uregulowane w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30.12.2016 r. w sprawie świadectwa pracy. Powołane wyżej przepisy szczegółowo wymieniają, jakie dane pracodawca może umieścić w świadectwie pracy, tak więc innych informacji dotyczących pracownika nie wolno pracodawcy wpisywać w treści świadectwa pracy. W szczególności w świadectwie pracy pracodawca nie może umieszczać informacji oceniających pracę pracownika, zarówno tych korzystnych dla pracownika jak i niekorzystnych. 

            Świadectwo pracy jest wydawane pracownikowi lub innej upoważnionej przez niego osobie w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, jeżeli pracodawca nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręcza je w inny sposób. To na pracodawcy w razie kontroli będzie ciążył obowiązek wykazania, że z przyczyn obiektywnych nie było możliwe wystawienie pracownikowi świadectwa pracy w dniu ustania zatrudnienia.

Należy podkreślić, że przepisy prawa pracy nie zastrzegają określonej formy dla wydania świadectwa pracy. W myśl art. 781 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 651 k.c., elektroniczna forma czynności prawnej jest zachowana gdy oświadczenie, w tym oświadczenie wiedzy jakim jest świadectwo pracy, zostało złożone w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie w takiej formie jest równoważne z oświadczeniem złożonym w formie pisemnej. Nie ma zatem przeszkód prawnych, aby obowiązek wydania przez pracodawcę świadectwa pracy przewidziany w art. 97 § 1 Kodeksu pracy, mógł zostać zrealizowany przez sporządzenie tego dokumentu w postaci elektronicznej i opatrzenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym (tj. w formie elektronicznej w rozumieniu Kodeksu cywilnego) oraz przesłanie/dostarczenie go w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, z inicjatywy albo za zgodą pracownika, na udostępniony przez pracownika w tym celu adres e-mail. Trzeba jednak zaznaczyć, że przepisy Kodeksu pracy nie zobowiązują pracownika do udostępniania pracodawcy swojego adresu e-mail.

W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy. W takim przypadku pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku. Jak wynika w przywołanych przepisów obowiązek wydania świadectwa pracy następuje z chwilą rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Pracownik nie musi występować z wnioskiem o jego wydanie do pracodawcy, sam fakt zakończenia stosunku pracy powoduje obowiązek wydania świadectwa pracy przez pracodawcę (Wyrok SN z dnia 18 lutego 1976 r., sygn. akt I PR 1/76). Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą np. rozliczenia się pracownika z pracodawcą m.in. zwrotu telefonu lub samochodu służbowego.

W przypadku ewentualnych błędów lub nieprawdziwych bądź niepełnych informacji w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy, pracownik ma prawo wnioskować o sprostowanie otrzymanego świadectwa pracy. Pracodawca może uwzględnić wniosek pracownika i wydać nowe, poprawione świadectwo pracy. W sytuacji, gdy pracodawca zgadza się z zarzutami pracownika nowe świadectwo pracy powinien wydać w terminie 7 dni od otrzymania wniosku pracownika. Pracodawca może także nie uwzględnić wniosku pracownika o sprostowaniu świadectwa pracy. Pracodawca wtedy zawiadamia pracownika - w postaci papierowej lub elektronicznej - o negatywnym rozpatrzeniu wniosku o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 7 dni od dnia otrzymania tego wniosku. W razie nieuwzględnienia tego wniosku przez pracodawcę – pracownik ma prawo wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy przez pracodawcę, a w przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy - prawo wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy. Natomiast jeżeli po upływie 14 dni od dnia wydania świadectwa pracy, pracownik zauważy nieprawidłowości w treści świadectwa pracy ma prawo wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie, jednakże pracodawca nie ma obowiązku uwzględniania wniosku. Sprostowanie świadectwa pracy może także nastąpić bez wniosku pracownika, jeżeli sam pracodawca zauważy niezgodności w treści świadectwa pracy. W tym przypadku pracodawca powinien poinformować pracownika o zauważonych błędach, przygotować nowe świadectwo pracy, korygujące zauważony błąd i przekazać pracownikowi poprawione świadectwo pracy.  W przypadku sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy – pracodawca obowiązany jest wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy z bieżącą datą i na aktualnie obowiązującym wzorze (bez wykazywania w treści iż jest to korekta bądź sprostowanie) – i działając na zasadzie analogii z § 7 ust. 5 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy – usunąć z akt osobowych pracownika i zniszczyć poprzednio wydane świadectwo pracy. Jednocześnie w takim przypadku, do nowego świadectwa pracy, pracodawca powinien dołączyć pismo przewodnie, w którym wskaże przyczyny ponownego wydania świadectwa pracy oraz wskaże na czym polega dokonana zmiana w tym dokumencie w stosunku do treści pierwotnego świadectwa pracy.

Należy także wspomnieć, że zgodnie z § 1 pkt. 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 sierpnia 2019 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2019 r., poz. 1709) w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2018 r. poz. 1289) uchylono § 6, na mocy którego pracodawca zobowiązany był wydać pracownikowi odpis świadectwa pracy. Uchylenie wspomnianego § 6 rozporządzenia nastąpiło ze względu na wejście w życie, z dniem 1 stycznia 2019 r., ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją nowelizującej ustawę z 26.06.1974 r. - Kodeks pracy. Począwszy od 1 stycznia 2019 r. do Kodeksu pracy został wprowadzony art. 9412 k. p., który nałożył na pracodawcę obowiązek wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek:

  1. pracownika lub byłego pracownika albo
  2. osób, o których mowa w art. 94(9) § 3 k .p. - w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika

Zgodnie z art. 99 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni. Należy stwierdzić, iż odpowiedzialność odszkodowawcza
z tytułu wydania niewłaściwego świadectwa pracy lub niewydania świadectwa pracy nie będzie występowała w każdym przypadku. Aby pracodawca został pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej wymagane jest spełnienie łącznie trzech przesłanek:

  • pracodawca dopuścił się wykroczenia polegającego na niewydaniu w terminie świadectwa pracy lub pracodawca dopuścił się uchybienia polegającego na wydaniu niewłaściwego świadectwa pracy,
  • pracownik poniósł szkodę w związku z nieprawidłowościami ze strony pracodawcy (np. nie został zatrudniony z powodu braku świadectwa pracy),
  • wystąpił związek przyczynowy po między zaniechaniem lub działaniem pracodawcy (nieprawidłowość w działaniach pracodawcy) a szkodą, którą poniósł pracownik.

Jak wynika z orzecznictwa sądowego po stronie pracownika leży obowiązek udowodnienia że mimo podejmowanych starań, nie mógł znaleźć nowej pracy z powodu niewydania świadectwa pracy przez poprzedniego pracodawcę bądź iż błędna treść świadectwa pracy była przyczyną uniemożliwiającą znalezienie nowej pracy.

            W przypadku niewydania przez pracodawcę świadectwa pracy pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy bądź złożenie skargi celem przeprowadzenia postępowania kontrolnego wobec pracodawcy przez Państwową Inspekcję Pracy. W przypadku niewydania pracownikowi świadectwa pracy w terminie pracodawca popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które ustawodawca przewidział grzywnę w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Ponadto zgodnie z art. 971 §  2 Kodeksu pracy jeżeli pracodawca nie istnieje albo z innych przyczyn wytoczenie przeciwko niemu powództwa o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa pracy jest niemożliwe, pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z żądaniem ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy. Warto podkreślić, że ze wskazanymi żądaniami pracownik będzie mógł wystąpić w każdym czasie przed upływem terminu przedawnienia.