Jeśli umowa z cudzoziemcem została sporządzona wyłącznie w języku obcym, podmiot powierzający pracę ma obowiązek czasowo przechowywać jej tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego.
Obowiązująca od 1 czerwca 2025 r. ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2025 r. poz. 621) przewiduje, że powierzenie pracy cudzoziemcowi wymaga zawarcia z nim umowy w formie pisemnej przed dopuszczeniem tej osoby do pracy. Wyjątkiem jest podjęcie pracy przez cudzoziemca, który będzie pełnił funkcję w zarządzie osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS lub spółki kapitałowej w organizacji albo będzie reprezentował spółkę komandytową lub komandytowo-akcyjną lub prowadził sprawy takiej spółki, albo będzie pełnił funkcję prokurenta.
Gdy umowa zostanie sporządzona w języku polskim, którym cudzoziemiec się nie posługuje, podmiot powierzający pracę przed podpisaniem umowy ma obowiązek przedstawić cudzoziemcowi jej treść na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej. Jeżeli jednak umowa zostanie sporządzona wyłącznie w języku obcym, po zmianie przepisów dochodzi nowy obowiązek – podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi musi uzyskać jej tłumaczenie na język polski. Co więcej, tłumaczenie to musi być dokonane przez tłumacza przysięgłego, wpisanego na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości.
Sporządzenie umowy wyłącznie w języku obcym może mieć miejsce w szczególności w okolicznościach wskazanych w art. 8 ust. 1b ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim. Zgodnie z nim umowa o pracę (lub inny dokument wynikający z zakresu prawa pracy) może być sporządzona w języku obcym na wniosek osoby świadczącej pracę, władającej tym językiem, niebędącej obywatelem polskim, pouczonej uprzednio o prawie do sporządzenia umowy (lub innego dokumentu) w języku polskim.
