Nagłe zdarzenia, takie jak zamknięcie przestrzeni powietrznej czy odwołanie lotu, mogą uniemożliwić pracownikowi terminowy powrót do kraju i stawienie się w pracy po urlopie.
– Choć okoliczności te są niezależne od pracownika, nie zwalniają go z obowiązków wobec pracodawcy. Kluczowe znaczenie ma szybkie i rzetelne poinformowanie o przyczynie nieobecności oraz przewidywanym momencie powrotu do pracy – mówi Główny Inspektor Pracy Marcin Stanecki.
Pracownik ma obowiązek niezwłocznie, najpóźniej w drugim dniu, zawiadomić pracodawcę o przyczynie nieobecności (np. o chorobie, problemach z powrotem do kraju) oraz o przewidywanej dacie jej zakończenia. Informacja może zostać przekazana osobiście, telefonicznie, mailowo lub SMS-em; zgodnie z przyjętymi w danym zakładzie pracy zasadami komunikacji.
Samo wystąpienie zdarzenia losowego, np. zamknięcie przestrzeni powietrznej z powodu konfliktu czy katastrofy, nie powoduje automatycznego usprawiedliwienia absencji. Przepisy prawa pracy przewidują jednak możliwość uznania nieobecności za usprawiedliwioną, jeżeli wynika ona z okoliczności określonych w przepisach lub z innych przyczyn zaakceptowanych przez pracodawcę. W praktyce oznacza to, że pracownik powinien przedstawić wiarygodne potwierdzenie sytuacji, np. informację o odwołanym locie, komunikaty przewoźnika lub korespondencję z linią lotniczą. Na tej podstawie pracodawca może podjąć decyzję o uznaniu nieobecności za usprawiedliwioną.
Jeśli pracodawca uzna nieobecność za usprawiedliwioną, pracownik jest chroniony przed wypowiedzeniem w tym czasie (zgodnie z art. 41 Kodeksu pracy). Należy jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami za czas niewykonywania pracy pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia (art. 80 Kodeksu pracy). Art. 81 Kodeksu pracy przewiduje wynagrodzenie jedynie wtedy, gdy przeszkoda leży po stronie pracodawcy. W sytuacji zamkniętej przestrzeni powietrznej – przyczyny niezależnej od obu stron – pracownik nie ma prawa do wynagrodzenia za czas nieobecności.
Urlopy i inne zwolnienia od pracy
W sytuacji przedłużającego się pobytu za granicą pracownik może – w porozumieniu z pracodawcą lub w granicach przysługujących mu uprawnień – skorzystać z różnych form legalizacji nieobecności w pracy.
- Urlop wypoczynkowy: jeśli pracownik miał zaplanowany lub niewykorzystany urlop, można spróbować go przedłużyć lub przesunąć. W praktyce wymaga to uzgodnienia z pracodawcą i zmiany planu urlopów. Jeśli do porozumienia nie dojdzie, nieobecność nie zostanie zaliczona do płatnego urlopu.
- Urlop na żądanie: pracownik ma prawo do 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym, bez konieczności podawania przyczyny. Wystarczy powiadomić pracodawcę przed rozpoczęciem tych dni (np. mailowo) i złożyć wniosek – wówczas absencja będzie formalnie uzasadniona. To rozwiązanie może częściowo pokryć krótkie opóźnienie w powrocie.
- Urlop bezpłatny: pracownik może wystąpić z pisemnym wnioskiem o urlop bezpłatny, ale jego udzielenie zależy wyłącznie od zgody pracodawcy (art. 174 Kodeksu pracy). Jak wskazuje sama nazwa, za czas takiego urlopu pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia, a jego okres nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze
Praca zdalna z zagranicy
Zgodnie z Kodeksem pracy pracownik może wykonywać swoje obowiązki w całości lub częściowo poza biurem – w miejscu, które sam wskaże (np. tam, gdzie aktualnie przebywa), jeśli pracodawca się na to zgodzi. Takie ustalenie można wprowadzić już przy podpisywaniu umowy o pracę albo później, przy zmianie warunków zatrudnienia. Nie musi mieć formy pisemnej. Wystarczy, że obie strony się na to zgodzą.
Dlatego jeśli pracownik nie da rady wrócić do pracy z powodu odwołanych lotów lub zamkniętej przestrzeni powietrznej, może zaproponować pracę zdalną z miejsca, w którym aktualnie przebywa. Jest to jednak możliwe tylko wtedy, gdy charakter pracy na to pozwala i pracodawca wyrazi zgodę.
W szczególnych sytuacjach pracodawca może sam polecić pracę zdalną. Dotyczy to m.in. okresu stanu wyjątkowego, stanu epidemii oraz trzech miesięcy po ich odwołaniu. Podobnie może być wtedy, gdy z powodu zdarzenia losowego (np. pożaru lub powodzi w zakładzie pracy) nie da się zapewnić bezpiecznych warunków pracy w biurze.
Jeśli więc zamknięcie przestrzeni powietrznej wiązałoby się z ogłoszeniem takiego nadzwyczajnego stanu, przepisy pozwalałyby kierować pracowników do pracy zdalnej. W praktyce jednak, zwłaszcza w zwykłych okolicznościach, możliwość pracy zdalnej zależy przede wszystkim od porozumienia pracownika z pracodawcą oraz od tego, czy jest to technicznie możliwe.
Konsekwencje nieobecności
Brak informacji o nieobecności i jej przyczynach może zostać uznany przez pracodawcę za naruszenie obowiązującego porządku w zakładzie pracy, a nieobecność za nieusprawiedliwioną.
Może to skutkować obniżeniem wynagrodzenia oraz nałożeniem kary porządkowej (upomnieniem lub naganą), a w skrajnych przypadkach nawet rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (tzw. dyscyplinarką). Dlatego bardzo ważne jest szybkie skontaktowanie się z pracodawcą i formalne wyjaśnienie sytuacji, żeby uniknąć negatywnych konsekwencji.
Dokumenty dla pracodawcy
W przypadku opóźnionego powrotu warto zgromadzić dowody potwierdzające przyczynę nieobecności. Mogą to być np. maile lub SMS-y od linii lotniczych o odwołaniu lotu, wydrukowane komunikaty z lotniska o zamknięciu przestrzeni, potwierdzenia rezerwacji podróży czy dokumenty od instytucji lokalnych (ambasady, policji) dotyczące zamknięcia granic. W razie potrzeby można też przygotować pisemne oświadczenie opisujące okoliczności. Prawo podkreśla, że usprawiedliwiona nieobecność musi być udokumentowana, a samo oświadczenie pracownika stanowi w takim przypadku dowód. Warto więc zabezpieczyć pisemne lub mailowe potwierdzenie zgłoszenia absencji, aby mieć dowód poinformowania pracodawcy.
