Odpoczynek rzecz święta? Urlopy wypoczynkowe od A do Z

Wymiar, planowanie, podział, przedawnienie – te zasady dotyczące urlopów nadal rodzą wiele pytań. Tak jak możliwość odwołania czy przesunięcia terminu wypoczynku zapisanego w planie urlopów lub po podpisaniu wniosku w tej sprawie.

Prawo do urlopu wypoczynkowego stanowi jedno z podstawowych praw pracownika. Jest to prawo o randze konstytucyjnej, wyrażone w art. 66 ust. 2 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, który gwarantuje pracownikowi prawo do corocznych, płatnych urlopów. Swoją emanację prawo to z kolei znalazło w zasadzie prawa do wypoczynku statuowanej w art. 14 Kodeksu pracy. Dzięki przepisom gwarantującym prawo do urlopu wypoczynkowego urzeczywistnia się jeden z celów prawa pracy, jakim jest zapobieżenie fizycznej i psychicznej degradacji pracownika.

Pula dni wolnych

Prawo do urlopu wypoczynkowego przysługuje w dwóch podstawowych wymiarach zgodnie z art. 154 § 1 Kodeksu pracy. Pracownik zatrudniony krócej niż 10 lat ma prawo do 20 dni urlopu w roku kalendarzowym, a przy dłuższym stażu jest to 26 dni.

Do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu i jego wymiar, wlicza się nie tylko bieżące, ale też wcześniejsze okresy zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy (art. 154¹ § 1 k.p.). Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy w danym roku kalendarzowym nabywa w tym roku prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku (art. 153 § 1 k.p.). Ta zasada dotyczy osoby, która podejmuje pracę po raz pierwszy w życiu. W doktrynie prawniczej wyrażono pogląd, iż do uzyskania urlopu z upływem danego miesiąca nie jest wymagane efektywne jego przepracowanie. Oznacza to, że prawo do urlopu nabędzie również pracownik, który korzystał z kilku dni zwolnienia lekarskiego i nie przepracował pełnego miesiąca kalendarzowego¹ . Natomiast prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym (art. 153 § 2 k.p.). Jak stwierdził Sąd Najwyższy w uchwale z 4 kwietnia 1995 r., I PZP 10/95, prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego pracownik nabywa 1 stycznia.

Zasady udzielania

Zgodnie z art. 154² § 1 k.p. urlopu wypoczynkowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Brzmienie tego przepisu wskazuje, iż urlopu udziela się jedynie w tzw. dni robocze pracownika w wymiarze godzinowym, co nabiera ogromnego praktycznego znaczenia w przypadku osób pracujących w systemie równoważnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy. A zatem jeśli pracownik zatrudniony w systemie równoważnym skorzystał z urlopu wypoczynkowego w dniu, w którym miał zaplanowaną pracę w wymiarze 12 godzin, a także w dniu następnym, w którym ma zaplanowaną pracę w wymiarze 4 godzin, to wykorzystał 16 godzin urlopu wypoczynkowego z przysługującego mu wymiaru. Z kolei gdy pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy skorzystał z 2 dni urlopu wypoczynkowego, w których miał zaplanowane odpowiednio 8 i 2 godziny pracy – wykorzystał 10 godzin z przysługującego mu wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Inaczej jest z pracownikami z orzeczeniem o niepełnosprawności w stopniu znacznym lub umiarkowanym. Korzystając z 1 dnia urlopu, wykorzystują oni 7 godzin z przysługującej im puli urlopu wypoczynkowego. Z kolei pracownicy podmiotów leczniczych, którzy pracują w standardowych godzinach, korzystając z 1 dnia urlopu, wykorzystają 7 godzin 35 minut z przysługującej im puli urlopu wypoczynkowego.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego wykrystalizował się pogląd, iż urlopu udziela się na doby pracownicze, a nie doby kalendarzowe. Nabiera to szczególnej doniosłości praktycznej w przypadku pracowników pracujących na zmiany. Oznacza bowiem, że rozpoczęcie przez pracownika zmiany o godz. 22 skutkuje rozpoczęciem przez niego urlopu danego dnia o godz. 22, który będzie trwał aż do upływu 24 godzin począwszy od godz. 22 (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 4 listopada 2010 r., II PK 116/10). Podobny pogląd wyraziło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 8 września 2016 r.²

Przesunięcie wypoczynku

Z uwagi na fakt, iż urlop wypoczynkowy ma służyć regeneracji sił pracownika, ustawodawca w art. 165 k.p. przewidział sytuacje, które powodują obligatoryjne przesunięcie urlopu wypoczynkowego. Taką konieczność powoduje:

• czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby,
• odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
• powołanie na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienie się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienie się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy oraz
• urlop macierzyński.

Redakcja powyższego przepisu – a dokładniej posłużenie się przez ustawodawcę zwrotem „w szczególności” – świadczy o tym, iż wymienione okoliczności mają charakter jedynie przykładowy. Do przesunięcia urlopu może zatem dojść również w związku z koniecznością sprawowania opieki nad chorym dzieckiem lub innym członkiem rodziny, co zresztą w praktyce jest najczęstszą przyczyną przesunięcia urlopu.

Omawiając kwestię przesunięcia urlopów wypoczynkowych, nie sposób nie wspomnieć o ważnym orzeczeniu Sądu Najwyższego z 10 listopada 1999 r., I PKN 350/99, w którym Sąd Najwyższy stwierdził, iż pracodawca nie może udzielić urlopu wypoczynkowego pracownikowi w trakcie jego choroby – nawet za jego zgodą. Co więcej, w wyroku z 7 lutego 2001 r., I PKN 240/00, Sąd Najwyższy doszedł do wniosku, iż pracodawca przesuwa urlop wypoczynkowy w przypadku zaistnienia przyczyny z art. 165 k.p. w momencie, w którym dowiedział się o jednej z tych przyczyn i nie jest wymagany w tym względzie wniosek pracownika.

Przerwanie urlopu

Zgoła inna sytuacja wystąpi, gdy pracownik już rozpoczął wykorzystywanie urlopu wypoczynkowego i dopiero w trakcie jego trwania pojawiły się wskazane sytuacje. W art. 166 k.p. są one wymienione jako jedyne okoliczności stanowiące podstawę do obligatoryjnego przerwania i przesunięcia urlopu na późniejszy termin. Nie jest zatem możliwe przerwanie i przesunięcie urlopu wypoczynkowego, jeśli w trakcie jego trwania pracownik korzysta np. z opieki na chore dziecko.

Termin i przedawnienie

Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 k.p.). W przypadku braku udzielenia urlopu w danym roku kalendarzowym może on być udzielony do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.). Roszczenie o urlop wypoczynkowy przedawnia się z upływem 3 lat (art. 291 § 1 k.p.). Termin ten zaczyna biec od 30 września roku kalendarzowego następującego po roku, w którym pracownik nabył do niego prawo.

W wyroku z 9 maja 2013 r., II PK 199/12, Sąd Najwyższy uznał, że zaległy urlop wypoczynkowy powinien być udzielany przed bieżącym urlopem wypoczynkowym. W orzecznictwie Sądu Najwyższego wykrystalizował się również pogląd, iż w przypadku urlopu zaległego pracodawca może zobowiązać pracownika do jego wykorzystania w ustawowym terminie do 30 września danego roku kalendarzowego (wyrok z 2 września 2003 r., I PK 403/02, oraz wyrok z 7 maja 2008 r., II PK 313/07).

Podział na części

Urlop wypoczynkowy może być dzielony na części. W takim wypadku jedna z części powinna jednak obejmować nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Udzielenie urlopu wypoczynkowego w częściach następuje na wniosek pracownika (art. 162 k.p.).

W ocenie Państwowej Inspekcji Pracy celem urlopu wypoczynkowego jest regeneracja sił. Podzielenie przysługującego wymiaru urlopu wypoczynkowego na krótkie, kilkudniowe odcinki nie zrealizowałoby w pełni tego założenia, a zatem obie strony stosunku pracy powinny dążyć do zapewnienia pracownikowi odpowiedniego okresu wypoczynku. W świetle powyższego pracownik powinien mieć możliwość wykorzystania urlopu wypoczynkowego w całości lub w taki sposób, aby jedna część wypoczynku trwała – zgodnie z przepisem – nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Nie jest to jednak obowiązek, a zatem podział na krótsze odcinki nie podlega ukaraniu jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Znaczenie planu urlopów

W myśl art. 163 § 1 k.p. urlop wypoczynkowy powinien być udzielony zgodnie z planem urlopów. Sporządzenie takiego planu jest obligatoryjne dla pracodawców, u których działają związki zawodowe, chyba że zakładowa organizacja związkowa zgodziła się na rezygnację z jego tworzenia. Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, zastosowanie ma mechanizm z art. 30 ust. 6 ustawy o związkach zawodowych. Zgodnie z nim, jeśli organizacje związkowe albo reprezentatywne organizacje związkowe w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub 2 powołanej ustawy, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni od dnia przekazania im przez pracodawcę planu urlopów, decyzje w sprawie jego ustalenia podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Co jednak istotne, w piśmiennictwie prawniczym przedstawiono pogląd, że użyte przez ten przepis sformułowanie „w sprawie ustalania [...] planu urlopów” należy traktować jako odnoszące się do zajęcia stanowiska w sprawie nieustalania tego planu. Przyjęcie innej wykładni prowadziłoby do uznania, że pracodawca musi ustalać plan urlopów ze związkami zawodowymi, gdy działa u niego więcej niż jedna organizacja związkowa. Taka konkluzja jest nie do przyjęcia, gdyż prowadzi ona do zróżnicowania statusu pracodawcy w omawianym zakresie w zależności od tego, czy działa u niego jedna czy więcej organizacji związkowych. Przeczy jej również aktualna treść regulacji zawartej w komentowanym artykule, ponieważ wynika z niej, że pracodawca ustala plan urlopów samodzielnie.

Uprawnienia zakładowej organizacji związkowej w tej sferze ograniczają się tylko do wyrażenia zgody na rezygnację z ustalania planu urlopów. Jeżeli ta zgoda nie zostanie wyrażona, pracodawca, który jest zobligowany wówczas do wydania tego aktu, przy jego ustalaniu nie musi współpracować z organizacją³.

Plan urlopów najczęściej obejmuje cały rok kalendarzowy, choć w doktrynie prawniczej wyrażono pogląd, że nie ma przeszkód, aby obejmował krótszy okres, np. kwartalny czy półroczny⁴ . Ze strony niektórych przedstawicieli doktryny pojawiają się nawet opinie, że plan urlopów na okres krótszy niż rok to lepsze rozwiązanie, gdyż istnieje mniejsze ryzyko jego zdezaktualizowania⁵.

Plan urlopów obejmuje cały urlop wypoczynkowy pracownika z wyjątkiem 4 dni urlopu „na żądanie”, co oznacza, iż pracownik planuje wykorzystanie 16 dni lub 22 dni urlopu wypoczynkowego. Zalecane jest, aby pracownik zaplanował wykorzystanie urlopu wypoczynkowego zaległego, gdyż jest to korzystne dla obu stron stosunku pracy. Dla pracownika jest to korzystne, gdyż urlopy wypoczynkowe się przedawniają, co oznacza, że po upływie trzyletniego terminu przedawnienia pracownik nie będzie mógł skutecznie domagać się przed sądem pracy ani udzielenia mu urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę w naturze, ani zasądzenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w przypadku ustania stosunku pracy, jeżeli pracodawca nie zrzeknie się zarzutu przedawnienia bądź nie podniesie tego zarzutu przed sądem. Spowodowane jest to faktem, iż po upływie terminu przedawnienia mamy do czynienia z tzw. zobowiązaniem naturalnym, które nie może być realizowane przy zastosowaniu przymusu państwowego, co oznacza, że sąd po upływie przedawnienia nie zasądzi w wyroku ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w sytuacji podniesienia zarzutu przedawnienia przez pracodawcę. Natomiast sytuację, w której pracodawca wyraża zgodę na zrealizowanie zaległego zobowiązania i zrzeka się zarzutu przedawnienia, należy uznać za mało prawdopodobną. Dla pracodawcy zaplanowanie zaległego urlopu wypoczynkowego również wydaje się być korzystne, gdyż daje szansę na wywiązanie się z obowiązku udzielania pracownikowi urlopu wypoczynkowego i tym samym na uniknięcie odpowiedzialności za wykroczenie przeciwko prawom pracownika z art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy.

Artykuł 163 § 1 k.p. stanowi, iż plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Sposób zredagowania tego przepisu potwierdza rolę pracodawcy jako organizatora pracy, który nie tylko ponosi ryzyko gospodarcze prowadzonej działalności, ale też odpowiada za sukces ekonomiczny przedsiębiorstwa. Sporządzając plan urlopów, pracodawca powinien wziąć pod uwagę wnioski pracowników, nie jest jednak nimi bezwzględnie związany, gdyż równoważną przesłanką jest zapewnienie normalnego toku pracy. Ten wniosek potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 20 sierpień 2001, I PKN 590/00, oraz w wyroku z 15 marca 2001, I PKN 306/00. Jest to szczególnie widoczne u dużych pracodawców prowadzących przedsiębiorstwa produkcyjne, dla których ewentualne wstrzymanie pracy maszyn ze względu na niemożność obsadzenia stanowisk pracy może okazać się bardzo kosztowne, a tym samym może przekładać się na zły wynik finansowy przedsiębiorstwa. To z kolei będzie rzutować negatywnie na sytuację pracowników, którym trzeba będzie zmniejszyć wynagrodzenia czy nawet rozwiązać z częścią załogi umowy o pracę. Co więcej, część pracodawców zależna jest od cykli koniunkturalnych na rynku i w związku z tym wykazuje większe zapotrzebowanie na pracę w miesiącach, w których wypracowuje większość rocznego zysku. W ich przypadku polecenie pracodawcy, aby nie planować urlopów w tych okresach, w których jest najwięcej zamówień i najwięcej pracy, wydaje się uzasadnione.

W tym miejscu nasuwa się pytanie, czy jeśli pracownik ma zaplanowany urlop w konkretnym terminie, to może rozpocząć wykorzystywanie urlopu wypoczynkowego z chwilą nadejścia jego terminu bez dodatkowego wniosku i każdorazowej zgody pracodawcy. Otóż bardzo wcześnie wykrystalizował się pogląd w orzecznictwie Sądu Najwyższego, że jest to niedopuszczalne. W wyroku z 5 września 1979 r., I PRN 82/79, Sąd Najwyższy kategorycznie stwierdził, iż plan urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest ponadto oświadczenie przez zakład pracy wobec pracownika woli (wyrażenie zgody), by pracownik wykorzystał urlop w konkretnym czasie – z reguły jest to okres przewidziany w planie. Ten wyrok został jednak poddany ostrej krytyce w doktrynie prawniczej⁶. Część przedstawicieli doktryny stoi zatem na stanowisku, że wpisanie urlopu w plan urlopów jest wystarczające do rozpoczęcia jego wykorzystywania wraz z nadejściem jego terminu bez dodatkowego zawiadomienia pracodawcy⁷. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem dla pracownika zatrudnionego w zakładzie pracy, w którym sporządzane są plany urlopów, jest jednak złożenie wniosku o urlop wypoczynkowy. Nie można bowiem wykluczyć, iż ewentualne zaniechanie w tym względzie ze strony pracownika i spowodowaną tym nieobecność pracodawca potraktuje jako nieobecność nieusprawiedliwioną. To zaś może skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 52 § 1 pkt 1 k.p.).

Analiza orzecznictwa Sądu Najwyższego potwierdza ten wniosek. W wyroku z 16 grudnia 2008 r., I PK 88/08, czytamy, że prawo do urlopu i wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym nie może być realizowane w sposób dowolny bez uzgodnienia z pracodawcą. W uzasadnieniu Sąd Najwyższy stanął na stanowisku, iż pracownik powinien złożyć wniosek urlopowy odpowiednio wcześniej, aby pracodawca mógł się należycie przygotować do jego nieobecności. Złożenie wniosku nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia urlopu, skoro nie może on sam sobie udzielić urlopu. Pracownik, który samowolnie opuszcza pracę, nie czekając na rozpoznanie jego wniosku urlopowego, narusza poważnie umowę o pracę, co uzasadnia niezwłoczne rozwiązanie umowy przez pracodawcę. Samowolne udanie się na urlop (także w okresie wypowiedzenia) może być uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Także rozpoczęcie przez pracownika urlopu niewykorzystanego zgodnie z planem urlopów, jedynie po zawiadomieniu pracodawcy o tym, bez oczekiwania na decyzję o udzieleniu mu urlopu, stanowi przykład nieusprawiedliwionej nieobecności, która uzasadnia zastosowanie przez pracodawcę trybu rozwiązania stosunku pracy na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 k.p. Sąd Najwyższy odwołał się w cytowanym wyroku do wcześniejszych orzeczeń, tj. do wyroku z 17 grudnia 1980 r., I PRN 136/80, oraz do wyroku z 3 kwietnia 2001 r., I PKN 587/00. Jest to zatem ugruntowana linia orzecznicza.

Co prawda w najnowszym wyroku z 12 lipca 2023 r., II PSKP 48/22, Sąd Najwyższy zliberalizował swoje wcześniejsze podejście i stwierdził, iż niezłożenie przez pracownika odrębnego wniosku urlopowego lub złożenie go w niewłaściwej formie nie wypełnia przesłanki rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia przez pracownika jego podstawowych obowiązków, jednak do tego orzeczenia należy podejść z dużą ostrożnością, gdyż zapadło ono na tle nietypowego stanu faktycznego – dotyczyło sytuacji mającej miejsce w czasie trwania pandemii. Co więcej, Sąd Najwyższy dopatrzył się zwyczaju zakładowego polegającego na tym, iż pracownicy składali wnioski o urlop, które były następczo zatwierdzane i nie zdarzało się, aby komuś tego urlopu odmawiano. Gdy zaś postanowiono ten zwyczaj zmienić i całą procedurę sformalizować, to – zdaniem Sądu Najwyższego – nie weszła ona w życie, gdyż nie zapoznano z nią właściwie pracowników.

Plan urlopów jest wiążący w tym sensie, że urlop powinien być wykorzystany w terminie wskazanym w tym planie. Dopuszczalne jest jednak jego przesunięcie na podstawie zgodnych ustaleń pracodawcy i pracownika. Możliwe jest również przesunięcie urlopu lub odwołanie z urlopu przez pracodawcę w sposób jednostronny w sytuacjach wskazanych w przepisach, o czym mowa dalej.

Ustalenia stron

Jeżeli pracodawca nie ustala planu urlopów, to udziela on urlopu wypoczynkowego w porozumieniu z pracownikiem (art. 163 § 1¹ k.p.). Przedstawiciele doktryny wskazują, że te indywidualne ustalenia należy uznać za wiążące⁸. Trzeba jednak pamiętać, że wniosek pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego nie jest wiążący dla pracodawcy. Potwierdza to przywołany już wyrok Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2001 r., I PKN 590/00. Przy czym pracownik nie może sobie samowolnie udzielić urlopu wypoczynkowego, co potwierdzają wyroki Sądu Najwyższego z 13 maja 1998 r., I PKN 99/98, oraz z 12 sierpnia 2004 r., III PK 32/04.

Skutki odwołania lub przesunięcia

Jeżeli okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu wymagają obecności pracownika w zakładzie pracy, pracodawca może odwołać go z urlopu na podstawie art. 167 § 1 k.p. Przepis ten stanowi wyłom od zasady nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego wyrażonej w art. 152 § 1 k.p., co przemawia za jego ścisłą interpretacją. Co więcej, przywołany przepis otwiera drogę do wezwania pracownika do pracy zarówno wtedy, gdy spędza wakacje w kraju, jak i poza jego granicami.

Pojawia się wtedy problem poniesionych przez pracownika i jego rodzinę kosztów. Kwestię tę reguluje art. 167 § 2 k.p., zgodnie z którym pracodawca ma obowiązek pokryć koszty poniesione przez pracownika pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. W doktrynie prawniczej wskazuje się, że są to niepodlegające zwrotowi koszty pobytu w hotelu, ośrodku wczasowym czy kwaterze prywatnej, koszty podróży powrotnej z miejsca pobytu do miejsca pracy, a nawet bezpośrednie koszty niewykorzystania urlopu przez jego rodzinę – jeżeli w wyniku decyzji pracodawcy została ona zmuszona do przerwania wypoczynku⁹. Zaleca się, aby pracownik zachował dokumenty potwierdzające wysokość poniesionych kosztów. Panuje bowiem powszechna zgodność co do tego, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika dokonywany jest w oparciu o dokumenty. Jeżeli pracownik nie rozpoczął jeszcze urlopu wypoczynkowego, pracodawca ma możliwość przesunąć jego termin w oparciu o art. 164 § 2 k.p., tj. z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Na tle tego przepisu może wystąpić problem ewentualnego zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika, związanych z wcześniejszym kupnem wycieczki, biletów lotniczych czy wniesieniem zadatku za pobyt w hotelu. W tej kwestii panuje zgoda w doktrynie prawniczej, że stosuje się tutaj – w drodze analogii – przedstawiony wcześniej art. 167 § 2 k.p. Oznacza to, że pracownik ma prawo żądać zwrotu poniesionych, udokumentowanych kosztów związanych z zaplanowanym wypoczynkiem¹⁰. Okazać się więc może, że odwołując pracownika z urlopu pracodawca narazi się na znaczne koszty.

Aby zapobiec pochopnemu odwoływaniu pracowników z urlopu, praktycy prawa pracy rekomendują wprowadzanie odpowiednich postanowień w regulaminie pracy, uzależniających odwołanie pracownika z urlopu od decyzji dyrektora działu HR czy zarządu spółki¹¹. Możliwe jest również przesunięcie wcześniej zaplanowanego urlopu pracownika na jego wniosek, co dopuszcza art. 164 § 1 k.p. Konieczny jest jednak wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Jako ważne przyczyny doktryna prawnicza wskazuje: chorobę członka rodziny pracownika, konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad dzieckiem bądź nieuzyskanie przez współmałżonka urlopu w terminie urlopu wypoczynkowego wskazanym przez pracownika – tym samym niemożność wykorzystania wczasów rodzinnych¹².

Niektórym pracownikom pracodawca nie może odmówić urlopu w określonych okolicznościach – są to pracownice wnioskujące o urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Artykuł 163 § 3 k.p. stanowi bowiem, że na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. W praktyce urlop ten jest udzielany po urlopie rodzicielskim, który był bezpośrednio poprzedzony urlopem macierzyńskim. Do odpowiedniego stosowania tego przepisu do urlopu wypoczynkowego po urlopie rodzicielskim odsyła art. 182^1g k.p. Zastosowanie przez ustawodawcę kategorycznego zwrotu „udziela się” oznacza, iż pracodawca nie może odmówić udzielenia tego urlopu. Powyższy wniosek potwierdza orzecznicznictwo Sądu Najwyższego (przywołany już wyrok SN z 20 sierpnia 2001 r., I PKN 590/00). Wydaje się, iż nie ma przeszkód, aby we wniosku o udzielenie urlopu wypoczynkowego po urlopie macierzyńskim lub rodzicielskim poprzedzonym urlopem macierzyńskim pracownica wskazała, iż zamierza wykorzystać cały urlop zaległy i cały urlop przysługujący w danym roku kalendarzowym. W orzecznictwie Sądu Najwyższego urlop wypoczynkowy po urlopie macierzyńskim lub rodzicielskim poprzedzonym macierzyńskim traktowany jest jako uprawnienie związane z rodzicielstwem, urlop ten przedłuża bowiem pracownicy czas spędzany z małym dzieckiem (wyrok z 24 kwietnia 2019 r., II PK 343/17, wydany na podstawie nieobowiązującego przepisu, którego teza jest aktualna).

Niezakłócony wypoczynek

Urlop wypoczynkowy powinien co do zasady przebiegać w sposób niezakłócony, aby pracownik miał realną możliwość zregenerować siły. Choć obecnie w polskim prawie pracy – mimo licznych postulatów – nie ma tzw. prawa do odłączenia, czyli do pozostawienia pracownika w spokoju poza pracą, to Sąd Najwyższy w wyroku z 8 marca 2017 r., II PK 26/16, doszedł do wniosku, że pracownik nie jest zobowiązany do codziennego sprawdzania poczty elektronicznej w trakcie trwania urlopu wypoczynkowego. Sąd Najwyższy za nieprawidłową uznał także sytuację, w której pracownik najpierw świadczy pracę, a następnie po kilku godzinach wnosi o udzielenie urlopu wypoczynkowego w godzinach (wyrok z 7 lutego 2008 r., II PK 162/07).

Wolne na żądanie

Kwestią niezwykle istotną dla pracowników jest często możliwość skorzystania z urlopu „na żądanie”, przewidziana w art. 167² k.p. Przepis ten stanowi, że chęć skorzystania z tego urlopu pracownik powinien zgłosić pracodawcy najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

W wyroku z 15 listopada 2006 r., I PK 128/06, Sąd Najwyższy doprecyzował, iż zgłoszenie dotyczące urlopu „na żądanie” może nastąpić najpóźniej przed godziną rozpoczęcia pracy w danym dniu. Stanął też na stanowisku, że pracownik nie ma obowiązku podawać powodu swojej nieobecności (wyrok z 26 czerwca 2005, II PK 197/04). Musi jednak pamiętać, że pracodawca – tak jak w przypadku zwykłego urlopu wypoczynkowego – może tego urlopu nie udzielić (cytowany wyrok SN z 15 listopada 2006 r., I PK 128/06). Jednak odmowa pracodawcy jest w tym przypadku trudniejsza – pracodawca jest zobowiązany ją uzasadnić, co oznacza, że nie może działać arbitralnie. Z tego orzeczenia wynika zatem, że odmowa udzielenia urlopu na żądanie powinna następować w sytuacjach wyjątkowych (wyrok SN z 7 listopada 2013 r., SNO 29/13).

Pensja za urlop

Pracownikowi przebywającemu na urlopie wypoczynkowym przysługuje takie samo wynagrodzenie, jakby pracował (art. 172 k.p.). Zasady obliczania wynagrodzenia urlopowego reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Z tekstu tego rozporządzenia wynika, że składniki stałe wynagrodzenia – takie jak wynagrodzenie zasadnicze, dodatek stażowy czy dodatek za pracę w szkodliwych warunkach – przysługujące za miesiąc, w którym przypadał urlop, wypłacane są pracownikowi w zwykłym terminie wypłaty. Natomiast ze składników zmiennych, takich jak wynagrodzenie za pracę nadliczbową, w nocy, dyżur czy premie, które nie mają charakteru uznaniowego, wylicza się wynagrodzenie w wysokości średniej z 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu, według algorytmu wskazanego w rozporządzeniu.

 

Katarzyna Zawadzka,

referent prawny,

Główny Inspektorat Pracy, Państwowa Inspekcja Pracy

 

Przypisy:

1. Ł. Pisarczyk (w:) L. Florek (red.), Kodeks pracy. Komentarz, wyd. VII.
2. „Dziennik Gazeta Prawna”, Dodatek Kadry i Płace, 27 października 2016 r., nr 209.
3. A. Kosut (w:) K. W. Baran (red.), Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94- 304(5), wyd. VI.
4. K. Jaśkowski (w:) K. Jaśkowski, E. Maniewska, Komentarz aktualizowany do Kodeksu pracy.
5. K. Rączka (w:) Z. Salwa (red.), Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IX.
6. K. Rączka (w:) M. Gersdorf i in., Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IV.
7. K. Rączka (w:) M. Gersdorf i in., Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IV; K. Rączka (w:) Z. Salwa (red.), Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IX.
8. Ł. Pisarczyk (w:) L. Florek (red.), Kodeks pracy. Komentarz, wyd. VII; K. Rączka (w:) Z. Salwa (red.), Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IX.
9. K. Rączka (w:) M. Gersdorf i in., Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IV; K. Jaśkowski (w:) K. Jaśkowski, E. Maniewska, Komentarz aktualizowany do Kodeksu pracy; A. Kosut (w:) K. W. Baran (red.), Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94-304(5), wyd. VI; A. Wypych-Żywicka w: U. Jackowiak i in., Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IV.
10. K. Jaśkowski (w:) K. Jaśkowski, E. Maniewska, Komentarz aktualizowany do Kodeksu pracy, K. Rączka (w:) M. Gersdorf i in., Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IV; A. Kosut (w:) K. W. Baran (red.), Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94-304(5), wyd. VI; A. Wypych-Żywicka (w:) U. Jackowiak i in., Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IV.
11. Ł. Prasołek, Regulamin pracy w praktyce, red. Ł. Prasołek, Warszawa 2023.
12. A. Wypych-Żywicka (w:) U. Jackowiak i in., Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IV.