Відповідно до статті 24 част.1 Закону від 10 червня 2016 року про делегування працівників на територію Республіки Польщі в рамках надання послуг, роботодавець, який делегує працівника до Польщі, зобов'язаний повідомити про це Державну інспекцію праці шляхом подання заяви про делегування працівника/працівників на територію Республіки Польща.
Заява повинна містити наступну інформацію.
- ідентифікаційні дані роботодавця (назву, адресу роботодавця, його номер телефону і службовий е-мейл, (або, якщо роботодавець являється фізичною особою – його ім’я, адресу проживання, номер телефону та службовий е-мейл), податковий ідентифікаційний номер або інший ідентифікаційний номер, отриманий в державі, де зареєстрований роботодавець для податкових або страхових потреб),
- орієнтовна кількість працівників, делегованих до Польщі з їхніми даними (включаючи їх ім'я, дату народження та громадянство),
- очікувана дата початку та закінчення делегування працівників на територію Республіки Польща,
- адреса/адреси місць, де виконуватиметься праця делегованих працівників у Польщі,
- характер послуг, що виправдовують делегування працівників на територію Польщі,
- інформація про особу, яка є посередником між Державною інспекцією праці та роботодавцем, який делегує працівників (його ім'я, адресу, за якою він перебуває, його номер телефону та його службовий е-мейл),
- місце зберігання документів в Польщі, зазначених у статті 25 част. 1 вище згаданого закону.
Якщо працівник делегований іноземним агентством тимчасового працевлаштування до роботодавця – користувача, який знаходиться в Польщі, то заява повинна включати також дані роботодавця-користувача, а саме:
- Назву/ім'я роботодавця-користувача,
- Адресу реєстрації роботодавця-користувача, його номер телефону та службовий е-мейл (а у випадку роботодавця-користувача, який є фізичною особою – адресу його проживання, номер телефону та службовий е-мейл),
- податковий ідентифікаційний номер, або інший ідентифікаційний номер, отриманий з ціллю оподаткування або страхування.
Це також стосується роботодавця-користувача з іншої держави-члена Європейського Союзу, який тимчасово делегує працівника на роботу в Польщі, раніше направленого до нього агентством тимчасового працевлаштування або агентством з найму персоналу.
Заява повинна бути подана в Державну інспекцію праці найпізніше в день початку виконання послуги на території Польщі, який вважається першим днем праці делегованого працівника на території Польщі. Заява повинна бути складена в письмовій формі, польською або англійською мовою, в паперовому або електронному вигляді. У разі подання вищевказаного документа в електронній формі вимагається, щоб заява направлялася до PIP з використанням довіреного або електронного кваліфікованого підпису (подання заяви, наприклад, у формі pdf, як додаток до електронного листа, не задовольняє вимог Закону). Послуга подання вищевказаного документа (як в паперовому, так і в електронному вигляді) доступна через польський офіційний сайт з інформацією про делегування працівників, що здійснюється в інформаційній службі: www.biznes.gov.pl/delegowanie на сторінці:
https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/pracownicy-w-firmie/chce-delegowac-pracownika/proc_1328-oswiadczenie-o-delegowaniu-pracownika.
Закон не передбачає жодних винятків із зобов'язання складати заяву про делегування працівника на територію Республіки Польща. Кожен випадок делегування працівника до Польщі вимагає повідомлення про цю дію Державній інспекції праці шляхом подання заяви про делегування працівника на територію Республіки Польща. На обов'язок скласти таку заяву не впливає період, на який делегується працівник (стаття 5 Закону про делегування працівників в рамках надання послуг згадує лише винятки, пов'язані з відсутністю зобов'язання надати працівнику, делегованому до праці в Польщі, деяких умов праці у випадку, якщо делегування триває не більше 8 днів на рік з метою виконання початкових монтажних чи інсталяційних робіт, передбачених у договорі, укладеному між закордонним роботодавцем і підприємством, зареєстрованою в Польщі.
Таким чином, навіть короткостроковий приїзд делегованого працівника до Польщі з метою виконання роботи у зв'язку з наданням послуг, що надаються його роботодавцем в нашій країні, вимагає дотримання зобов'язання складення заяви (а також інших зобов'язань, зазначених у розділі 5 Закону про делегування працівників на територію Республіки Польща в рамках надання послуг).
Слід підкреслити, що обов'язок подати до Державної інспекції праці заяву про делегування працівника стосується лише до випадків направлення працівників до Польщі, які класифікуються як делегування в значенні Закону від 10 червня 2016 року про делегування працівників на територію Республіки Польща у рамках надання послуг та Директиви (ЄС) N 96/71 Європейського Парламенту та Ради (з поправками, внесеними Директивою 2018/957).
Польський Закон про делегування працівників на територію Республіки Польща у рамках надання послуг відповідно до Директиви 96/71/ЄС про делегування працівників у рамках надання послуг регулює наступні ситуації, коли роботодавець делегує працівника до праці на території Польщі:
- у зв'язку з виконанням договору, укладеного цим роботодавцем з суб'єктом господарювання, що знаходиться на території Польщі,
- у філії або підприємстві, що знаходиться на території Польщі, які належать до групи підприємств, в структурі яких є роботодавець,
- для тимчасової праці для польського роботодавця-користувача, в тому числі шляхом делегування іноземним роботодавцем-користувачем тимчасових працівників до праці в Польщі в рамках надаваних ним послуг польському підприємству.
Тому слід пам'ятати, що не кожен приїзд працівника для виконання конкретного завдання в Польщі кваліфікується як делегування.
Практичний посібник з принципів делегування, виданий Європейською Комісією, визначає, що працівники, які тимчасово відправляються на роботу до іншої держави-члена ЄС, але іншою метою, ніж виконання послуг, що надаються їх роботодавцем, не вважаються делегованими працівниками. Це стосується, наприклад, персоналу, які знаходяться у відрядженні (коли послуга відсутня), відвідування конференцій, зустрічей, ярмарків, тренінгів і т.д. Такі працівники не підлягають під Директиви про делегування працівників та не мусять виконувати адміністративні вимоги та заходи контролю, викладених у статті 9 Директиви 2014/67/ЄС, а також у внутрішніх польських законах, виданих на її основі, тому що до них ці закони не застосовуються.
Слід мати на увазі, що на рівні ЄС не сформульовано визначення „відрядження”. Якщо працівник, якому було доручено виконувати роботу в Польщі в рамках ділової поїздки, кваліфікується, щоб його вважати делегованим на територію Польщі (тобто він підлягає під критерії делегування на роботу на територію Польщі, зазначених у Директиві 96/71/ЄС та Законі про делегування працівників на територію Республіка Польща в рамках надання послуг), то від іноземного роботодавця, який делегує працівника буде вимагатись виконати всі обов’язки, викладені в Законі про делегування працівників на територію Республіки Польща в рамках надання послуг. Тому, використання іноземним роботодавцем інших шляхів направлення працівників для виконання праці у Польщі (наприклад, відрядження) не може служити обходу положень про делегування працівників, чи обходу виконання зобов’язань, покладених на роботодавця.