Prawo do wypoczynku ma być realizowane w naturze

Zaległy urlop wypoczynkowy za dany rok powinien rozpocząć się najpóźniej 30 września kolejnego roku. Te dni powinny zejść z puli urlopowej przed urlopem bieżącym. Czy pracodawca może wysłać opornego pracownika na taki urlop na siłę? Kiedy urlop ulega przedawnieniu?

Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. W praktyce jednak zdarza się, że pracownicy z różnych powodów nie wykorzystują przysługującego im urlopu.

Niewykorzystany urlop wypoczynkowy staje się w następnym roku kalendarzowym urlopem zaległym. W związku z tym wystąpi problem terminu, do którego pracownik powinien go wykorzystać.

Rozwiązanie znajdziemy w art. 168 k.p., który stanowi, że urlopu niewykorzystanego w ustalonym terminie należy udzielić pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Najpierw zaległość

W następnym roku kalendarzowym dochodzi zatem do skumulowania urlopu wypoczynkowego za rok bieżący z urlopem zaległym. To rodzi wątpliwość, który powinien być wykorzystany w pierwszej kolejności.

Z pomocą przychodzi tu orzecznictwo Sądu Najwyższego. W uzasadnieniu wyroku z 9 maja 2013 r., sygn. akt II PK 199/12, czytamy, że udzielenie urlopu w kolejnym roku kalendarzowym (art. 168 k.p.) stanowi wyjątek od reguły udzielania urlopu na bieżąco (art. 161 k.p.). Ta regulacja, zdaniem Sądu Najwyższego, łącznie z podstawową zasadą wykorzystywania urlopu jako okresu odpoczynku od pracy, uzasadnia wnioskowanie – choćby z mniejszego na większe (a minori ad maius) – że urlop zaległy powinien być wykorzystywany (udzielany) przed urlopem bieżącym. Potwierdza to również wniosek wynikający z zasad przedawnienia urlopu – w razie przyjęcia przeciwnej wykładni kompensata niewykorzystanego urlopu mogłaby nie być pełna.

Sąd Najwyższy w przywołanym orzeczeniu stwierdził dodatkowo, że kolejność wykorzystania urlopu wynika z Kodeksu pracy, tzn. że w pierwszej kolejności pracownik wykorzystuje urlop zaległy, a dopiero po nim urlop bieżący. Nawet gdyby pracodawca kierował się określoną praktyką (zwyczajem) lub na podstawie indywidualnego zarządzenia wymagał, żeby pracownicy w pierwszej kolejności korzystali z urlopu bieżącego, a dopiero potem z urlopu zaległego, byłoby to sprzeczne z przepisami prawa o urlopach wypoczynkowych. Pracownikowi udziela się bowiem w pierwszej kolejności urlopu zaległego, a dopiero potem bieżącego.

Norma ta wynika z podstawowej zasady, że urlop ze względu na swój cel powinien być wykorzystany w naturze; ekwiwalent pieniężny nie zastąpi urlopu (odpoczynku) i nie taka jest jego funkcja. Celem regulacji prawa o urlopach nie jest bowiem to, by pracownik zamiast urlopu otrzymywał ekwiwalent pieniężny, skoro Konstytucja RP w art. 66 ust. 2 stanowi, że pracownik ma prawo do określonych w ustawie corocznych płatnych urlopów. Kodeks pracy realizuje to prawo i wystarczająco jasno reguluje zasady wykorzystywania urlopu wypoczynkowego.

Kluczowe argumenty

W powyższym wyroku Sąd Najwyższy zwrócił uwagę na trzy istotne kwestie.

• Po pierwsze, tak jak zauważono na wstępie, urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystywany w bieżącym roku kalendarzowym, zgodnie z cytowanym art. 161 k.p.
• Po drugie, udzielanie urlopu wypoczynkowego jest ważne z punktu widzenia zapewnienia pracownikowi odpoczynku od pracy, który odgrywa dużą rolę m.in. w zapobieganiu wypadkom przy pracy.
• Po trzecie, urlopy wypoczynkowe ulegają przedawnieniu. Jak wynika z art. 291 k.p., roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Termin przedawnienia urlopu wypoczynkowego biegnie zatem od 30 września następnego roku kalendarzowego.

Potwierdza to orzecznictwo Sądu Najwyższego. W uzasadnieniu wyroku z 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 367/00, czytamy, że bieg terminu przedawnienia urlopu wypoczynkowego zaczyna się bądź to z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje, bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracodawcy lub pracownika. Wyrok ten zapadł co prawda na podstawie art. 168 k.p. w innym brzmieniu (gdy termin udzielenia zaległego urlopu przypadał do 31 marca roku kolejnego), jednak zasada dotycząca początku terminu przedawnienia liczonego od daty wymagalności pozostała aktualna. Tę argumentację prawną Sądu Najwyższego podziela także Główny Inspektorat Pracy.

W piśmie GNP-110-4560-30-1/12/PE/RP stwierdzono, iż stosownie do art. 168 k.p. niewykorzystany urlop wypoczynkowy powinien być udzielony do 30 września następnego roku kalendarzowego. Zatem datą, od której należy liczyć termin przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy, jest 30 września.

 Aby zapobiec przedawnianiu się urlopów wypoczynkowych, praktycy prawa pracy rekomendują umieszczanie zaległych urlopów wypoczynkowych w planach urlopów. Stosowne postanowienia w tym zakresie powinny być ujęte w regulaminach pracy. Taka rekomendacja jest osadzona w orzecznictwie Sądu Najwyższego, który w wyroku z 9 maja 2013 r., sygn. akt II PK 199/12, kategorycznie stwierdził, iż urlopy zaległe powinny się znaleźć w planie urlopów. Nieudzielenie pracownikowi wbrew obowiązkowi przysługującego urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawne zaniżenie jego wymiaru stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone grzywną w wysokości od 1000 do 30 000 złotych (art. 282 § 1 pkt 2 k.p.).

Zawieszenie biegu

Występuje jednak sytuacja, kiedy bieg terminu przedawnienia urlopu wypoczynkowego ulega zawieszeniu. Zgodnie z art. 193¹ k.p. bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas korzystania z urlopu wychowawczego. Z powyższego przepisu wynika, że urlop wypoczynkowy z roku 2020, przysługujący pracownicy przebywającej od 2022 r. na trzyletnim urlopie wychowawczym, w roku obecnym nie uległ jeszcze przedawnieniu. Pracownica może go wykorzystać po powrocie do pracy.

Urlop na przymus

Zdarzają się jednak oporni pracownicy, którzy kumulują urlopy. Czy pracodawca może narzucić im termin wykorzystania zaległego wypoczynku?

W wyroku z 24 stycznia 2006 r., sygn. akt I PK 124/05, Sąd Najwyższy wyraził pogląd, iż pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy nie wyraża on na to zgody. Wynika to – zdaniem Sądu Najwyższego – z brzmienia art. 168 k.p., zawierającego termin, do którego urlop wypoczynkowy powinien być udzielony. Przepis ten nie przewiduje wyjątków. Jak czytamy w uzasadnieniu wyroku, ustawodawca, wprowadzając sztywny termin, zapewnił normatywną gwarancję udzielenia urlopu wypoczynkowego, który – żeby spełniał swoją właściwość – musi być udzielony w czasie sprzężonym z procesem pracy. Najlepiej, gdy dzieje się to w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył prawo do urlopu, a jeśli to byłoby niemożliwe – w terminie wskazanym w art. 168 k.p. (czyli obecnie do 30 września następnego roku kalendarzowego).

Wydaje się jednak, że usprawiedliwieniem dla niewykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego we wskazanym terminie może być występowanie obiektywnych przyczyn, takich jak np. długotrwała choroba czy urlop macierzyński i następujący po nim urlop rodzicielski.

Zgodnie z linią orzeczniczą Sądu Najwyższego pracodawca ma w szczególności możliwość udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego – pomimo braku zgody pracownika – w okresie wypowiedzenia na podstawie art. 167¹ k.p. Takie zapatrywanie wyraził Sąd Najwyższy w cytowanym już wyroku z 24 stycznia 2006 r. oraz w wyroku z 2 września 2003 r., sygn. akt I PK 403/02.

Katarzyna Zawadzka,
referent prawny,
Główny Inspektorat Pracy